Per Wange

Miten ulkoistaminen saadaan onnistumaan?

Mitä hyötyä tukitoimintojen ulkoistamisesta on? Entä millainen on onnistunut ulkoistamisprosessi? Maailman johtaviin liiketoimintasovellusten toimittajiin kuuluva IFS ulkoisti tämän vuoden maaliskuussa Ruotsissa sijaitsevien myynti- ja konsulttitoimistojensa tukipalvelut Coorille.

– Uusi ratkaisu on pienentänyt toimiston tukipalveluiden kustannuksia, ja näin säästetty työaika vastaa puolta virkaa talousosastolla. Lisäksi yrityksen johto on pystynyt keskittymään entistä paremmin ydintoimintaan, IFS:n hankintapäällikkö Per Wange kertoo saaduista kokemuksista.

Wange johti toimiston tukipalveluiden ulkoistamisprosessia ja vastaa nyt Coorin kanssa solmitusta palvelusopimuksesta.

Enemmän aikaa ydintoimintaan

Per Wange kertoo, että ulkoistamispäätös syntyi luontevasti. IFS halusi leikata kustannuksia ja saada lisää aikaa ydintoimintaan. Lisäksi IFS katsoi, että varsinaiset palveluyritykset pystyvät vastaamaan tämänkaltaisesta toiminnasta paremmin kuin he.

Ulkoistamisprosessi alkoi tukitoimintojen sisäisellä kartoituksella, joka osoitti niiden olevan hajallaan useissa yksiköissä. Ensimmäisenä toimenpiteenä olikin kaikkien tukitoimintojen kokoaminen erilliseen yhtiöön.

Runsaan vuoden jälkeen IFS katsoi, että aika oli kypsä sisäisen palveluyhtiön ulkoistamiselle. Omasta yhtiöstä saatujen kokemusten perusteella IFS pystyi tarkasti määrittelemään eri tukitoimintojen sisällön ja kustannukset. Erittely esiteltiin mahdollisille palveluntoimittajille, jotka saivat antaa ehdotuksia palvelutoiminnan järjestämisestä (esimerkiksi organisaatiosta, prosesseista, projekteista ja kustannuksista).

– Coor antoi kaikkein yksityiskohtaisimman ja kiinnostavimman kuvauksen. Ennen tarjouksen antamista Coor järjesti lisäksi workshopeja saadakseen vastauksia kysymyksiinsä. Heillä oli sekä pätevää väkeä että hyvät työskentelyrutiinit.

IFS:n palveluyhtiöön sisältyi alun perin myös talousosasto, mutta ulkoistamisen tultua ajankohtaiseksi IFS päätti säilyttää osaston itsellään.

– Talous on niin olennainen osa ydintoimintaa. Meillä on tytäryhtiöt 24 maassa, joten taloushallinnolla on keskeinen asema liiketoiminnan ohjauksessa ja seurannassa. Lisäksi meillä on hyvää sisäistä osaamista talousalalla, toisin kuin tukipalveluiden alalla.

Ulkoistaminen vaikutti kuitenkin myönteisesti myös talousosaston toimintaan, sillä käsiteltävien ja hyväksyttävien laskujen määrä väheni. Nykyisin IFS saa Coorilta koontilaskun kaikista palveluista, mikä on säästänyt talousosaston työaikaa puolen viran verran.

Henkilöstön osallistaminen tärkeää

Ulkoistamisprosessin tärkeä osa oli henkilöstön osallistaminen ulkoistamispäätökseen. Kun päätös palvelutoiminnan ulkoistamisesta oli tehty, aloitimme yt-neuvottelut ulkoistamisen seurauksista sekä tavoitelluista kustannussäästöistä ja tehostamisista.

– Sen jälkeen, kun olimme valinneet palveluntoimittajan ja sopineet asioista ammattiyhdistyksen kanssa, tiedotimme muutoksista asianosaisille työntekijöille. Tämä tapahtui samaan aikaan kaikilla paikkakunnilla pidetyssä tiedotustilaisuudessa, jossa Coor oli läsnä. Tilaisuuden aluksi kerroimme päätöksestä ja sen syistä, jonka jälkeen Coor esittäytyi.

Näin jälkeenpäin Per Wange korostaa, että ulkoistamisprosessissa vie eniten aikaa ostettavien tukipalveluiden ja niiden sisällön määrittely.

– Aluksi on vaikeaa saada kaikki palvelut mukaan; me saimme mukaan arviolta 80 prosenttia. Kuuden ensimmäisen kuukauden aikana palvelukuvauksia onkin käytävä läpi palveluntoimittajan kanssa virheiden korjaamiseksi. Joitakin palveluita on lisättävä ja joitakin poistettava tai muutettava.

Per Wange neuvoo muita palvelutoiminnan ulkoistamista suunnittelevia yrityksiä selvittämään tarkasti, mitä halutaan ulkoistaa ja mitkä ovat kustannukset – mukaan lukien piilokustannukset, kuten johdolta kuluva työaika ja palveluntoimittajien hallintaan kuluva aika.
– Asiat kannattaa selvittää perin pohjin, koska se helpottaa sekä ulkoistavan yrityksen että palveluntoimittajan työtä. Tällöin toiminta on paljon turvallisemmalla pohjalla, ja vältytte ikäviltä yllätyksiltä. Tärkeää on myös se, että yritykselläsi on valmis organisaatio, joka pystyy vastaamaan palvelusopimuksesta ja siihen tehtävistä muutoksista. Lopuksi suosittelen, että ay-osapuolet ja asianosaiset työntekijät osallistetaan päätöksiin ja ulkoistamisprosessiin mahdollisimman hyvin.

Tietoa IFS:stä

IFS eli Industrial and Financial Systems on yksi maailman johtavista komponenttipohjaisten toiminnanohjausjärjestelmien toimittajista. Yhtiön vuoden 2005 liikevaihto oli 2 149 miljardia Ruotsin kruunua, ja henkilöstöä oli noin 2 600.

Tietoa palveluyhteistyöstä

Coor vastaa toimiston tukipalveluista IFS:n Linköpingin, Göteborgin, Tukholman, Jönköpingin, Värnamon, Malmön, Luulajan ja Karlstadin toimistoissa. Nelivuotisen sopimuksen arvo on 12 miljoonaa Ruotsin kruunua vuodessa. Palveluntoimitukseen sisältyvät lähinnä seuraavat palvelut: vastaanottopalvelut, kokoushuoneiden varauspalvelu, toimistolaitteet, siivous, toimistotarvikkeet, juoma-automaatit, posti- ja rahtipalvelut sekä tilauspalvelu.