Onnistunut ulkoistamisprosessi

Yhtenäinen palveluorganisaatio, asiakkaan kanssa tehdyt palvelusopimukset, huolellisesti laaditut tarjousten valintakriteerit ja hyvin valmistautuneet työntekijät – tässä tiivistettynä esivalmistelut, jotka johtivat Ruotsin Gävleborgin sairaanhoitopiirin kiinteistönhoidon ulkoistamiseen. Ulkoistamisen ansiosta sairaanhoitopiirin kiinteistönhoidon kustannukset alenevat noin 20 prosenttia.

Omar Jarnulf, Gävleborgin sairaanhoitopiirin sisäinen konsultti Gävleborgin sairaanhoitopiirin kuntayhtymän valtuusto päätti marraskuussa 2005 ulkoistaa sairaanhoitopiirin palveluorganisaation Länsservicen. Ulkoistamispäätöksen taustalla oli sairaanhoitopiirin talouden pitkäaikainen alijäämäisyys, ja tavoitteena olivat merkittävät kustannussäästöt. Näin laajan palvelutoiminnan ulkoistaminen ei kuitenkaan ollut helppoa, ja päätöstä edelsivät tarkat analyysit ja arviot ulkoistamisen edellytyksistä.

Esivalmisteluja

– Ulkoistamista valmistelemaan asetettiin projektiryhmä, jonka ensimmäisenä tehtävänä oli laatia tarjousten valintakriteerit ja ulkoistamissopimus. Hyvien valintakriteerien laatiminen lyhyessä ajassa oli melkoinen haaste.

– Tarvittiin nopeita otteita. Projektiryhmän tehtävänä oli varmistaa, että saisimme vaatimuksiamme vastaavia tarjouksia. Itse tarjousten arviointi oli kaksivaiheinen: ensin tarkasteltiin juridisten ja taloudellisten vaatimusten täyttymistä ja sitten pyydettiin tarjousten antajilta suosituksia vastaavista toimeksiannoista, Omar Jarnulf sanoo.

Projektiryhmä koostui entisen sisäisen palveluorganisaation Länsservicen, sairaanhoitopiirin kiinteistöyhtiön X-fastigheterin, ammattiyhdistysten ja konsulttiyritys Fasticonin edustajista. Omar Jarnulfin mukaan projektiryhmä sai paljon apua Ruotsissa käytössä olevasta AFF-paketista (Avtal För Fastighetsförvaltning), joka sisältää muistilistoja ja auttaa ulkoistettavien facilities management -palveluiden laajuuden, laadun ja hinnan määrittelyssä.

– Ryhmän kokoonpano sekä X-fastigheterin ja Länsservicen aiempi kokemus hallinnon ulkoistamisista mahdollistivat prosessin tehokkaan etenemisen. Lisäohjeistusta saimme AFF:stä, Omar Jarnulf sanoo.

Kolme näkökulmaa

Sairaanhoitopiiri asetti ulkoistamiselle kolme päätavoitetta:

  • markkinoiden yleistä tasoa vastaava hinta ja kustannustehokas toiminta (omistajan näkökulma)
  • henkilöstön osaamisen kehittäminen toimintojen haltuunoton myötä (henkilöstön näkökulma)
  • tukipalveluiden kehittäminen ja niiden laadun varmistaminen (johdon näkökulma).

Omar korostaa varsinkin henkilöstönäkökulman tärkeyttä ulkoistamisprosessissa.

– Jos henkilöstöä ei onnistuta saamaan mukaan, vedettävänä on todellinen kivireki. Aluksi monet työntekijät olivat luonnollisesti huolissaan muutoksesta, koska he olivat saamassa uuden työnantajan. Meistä oli siksi tärkeää edistää avointa vuoropuhelua henkilöstön kanssa.

Tällä hetkellä on meneillään kuumeinen integrointiprosessi, jossa valmistellaan toimintojen siirtymistä Coorille 1. maaliskuuta. Sen jälkeen Coor vastaa yksin palveluista ja siitä, että kaikki pelaa häiriöttä.

– Coorin rakenne antaa hyvät valmiudet laajaan toimintojen haltuunottoon, mikä olikin tärkeä valintaperuste meille. Sopimukseen sisältyy muun muassa noin 400 000 neliömetriä bruttopinta-alaa, joka on hajallaan eri puolilla Gävleborgin lääniä. Lisäksi painotimme luonnollisesti kykyä toimittaa kustannustehokkaita kiinteistönhoitopalveluita ja toimia uutena työnantajana noin 70 kiinteistöhuoltomiehelle.

– Olemme saaneet sellaisen kuvan, että Coor tekee kaikkensa onnistumisen eteen. Nykytilanteessa on tietysti vielä liian aikaista tehdä kunnon arviointia haltuunoton onnistumisesta. Sen verran voin kuitenkin sanoa, että vallitsevana mielialana on tähän saakka ollut ”so far so good”, Omar Jarnulf summaa.

Onnistunut ulkoistamisprosessi

Tietoa Gävleborgin sairaanhoitopiiristä

Gävleborgin sairaanhoitopiirin tärkeimpänä tehtävänä on tarjota hyvää terveyden- ja sairaanhoitoa sekä hammashoitoa kaikille Hälsinglandin ja Gästriklandin maakuntien asukkaille tai alueella oleskeleville henkilöille. Sairaanhoitopiiriin kuuluu kaksi akuuttisairaalaa Gävlessä ja Hudiksvallissa sekä Bollnäsin sairaala, jossa tehdään ennalta suunniteltuja leikkauksia ja jossa on akuuttilääketieteen yksikkö sekä psykiatria- ja kuntoutusyksikkö. Lisäksi sairaanhoitopiiriin kuuluu lukuisia terveyskeskuksia. Sairaanhoitopiirin liikevaihto on noin 6,6 miljardia kruunua, ja sillä 8 000 työntekijää sekä koko Gävleborgin läänin kattava hoitoyksiköiden verkosto. Lääniin kuuluu kaksi maakuntaa (Hälsingland ja Gästrikland) ja kymmenen kuntaa, joissa asuu yhteensä 275 000 henkeä.

Tietoa palvelutoimeksiannosta

Toimeksianto merkitsee sitä, että Coor ottaa 1. maaliskuuta 2007 vastuulleen sairaanhoitopiirin kiinteistönhoidon. Coorin tehtävänä on myös kehittää ja toimittaa oheispalveluita, kuten ulkoalueiden ja rakennusten valvonta-, hoito- ja huoltopalveluita sekä joitakin hallinnollisia ja teknisiä palveluita. Sopimus on nelivuotinen, ja sitä on mahdollista pidentää. Toimeksiannon myötä noin 70:lle Gävleborgin sairaanhoitopiirin työntekijälle tarjotaan työpaikkaa Coor Service Managementista.