Arcus

Palvelun virtaviivaistaminen vähensi Arcuksen kustannuksia

Arcus-ryhmä on Norjan johtava viinin ja väkijuomien tuottaja ja toimittaja. Yhtiön johto oli taannoin vakuuttunut siitä, että sen sisäisessä palvelutoiminnassa olisi tehostamisen varaa, ja se päätti antaa tehostamisen suunnittelun ja toteutuksen Coorin vastuulle.

Kymmenen kuukauden aikana luotiin entistä virtaviivaisempi ja tehokkaampi palveluorganisaatio, joka pystyi toimittamaan samat palvelut kuin ennenkin, mutta entistä edullisemmin. Muutostyön ansiosta Arcuksen palvelukustannukset pienenivät merkittävästi.

Muutosprojektin tavoitteena oli paitsi luoda Arcukselle entistä tehokkaampi palveluorganisaatio myös parantaa palveluntoimituksen työtapoja ja rutiineja. Esimerkkinä voidaan mainita palvelutoiminnan osittainen yhtenäistäminen ja keskittäminen.

– Keskitimme aikaisemmin hajallaan olleet vastaanotto-, vaihde- sekä posti- ja rahtipalvelut samaan paikkaan Arcuksen toimitiloissa. Keskittämisen jälkeen henkilökuntaa voitiin vähentää. Myös kiinteistöhuoltomiehet pääsivät yhteisiin tiloihin, mikä paransi tiedonkulkua ja helpotti työnjakoa sekä yhteistyötä, toteaa muutostyötä luotsannut Coorin projektipäällikkö Christer Olsson.

Uusia työtapoja ja rutiineja

Monien toimenpiteiden tavoitteena oli parantaa henkilöstön työtapoja. Lounasaikaan ajoittuvaa henkilöstöravintolan ruuhkahuippua tasattiin muun muassa siirtämällä lounaiden valmistelua entistä enemmän aamupäivään. Toisena muutoksena oli se, että siivoustiimit koottiin työntekijöiden edellytysten ja tilojen vaatimusten mukaan. Siivoushenkilökunta aloitti lisäksi sertifioidun ammattikoulutuksen, jossa opittiin ergonomisia työtapoja sekä työtä yksinkertaistavia ja tehostavia menetelmiä.

Organisaatioon luotiin myös uusi ammattinimike, palvelupäällikkö, jonka tehtävänä oli vastata tehokkaasta työnjaosta ja miehityksestä. Palvelupäällikön tehtäviin kuului myös työntekijöiden innostaminen ja kannustaminen, mikä teki asiakaskontakteihin sekä hyvään palveluun liittyvästä koulutuksesta osan arkea. Arcus vuokrasi palvelupäällikön Coorilta.

Yksi uusista ratkaisuista oli ulkopuolelta vuokrattavien sijaisten korvaaminen sisäisillä. Työntekijät saivat opetella toistensa työtehtäviä, jotta he voisivat tuurata toisiaan. Uudistus alensi kustannuksia ja oli myös sikäli myönteinen, että työntekijät saattoivat kokeilla erilaisia työtehtäviä ja saada siten vaihtelua arkeensa.

Kaikkien sisäisten toimenpiteiden lisäksi Coor ryhtyi myös käymään läpi Arcuksen alihankintasopimuksia ja neuvottelemaan niitä uudelleen.

– Muutostyön ansiosta Arcuksen palvelukustannukset pienenivät merkittävästi. Lisäksi projekti johti siihen, että Arcus päätti ulkoistaa koko palveluyksikkönsä Coorille. Näin haluttiin taata saavutetut säästöt pitkällä aikavälillä ja tähdätä myös uusiin parannuksiin, Christer Olsson sanoo.

Faktaa

Arcuksen pääkonttori ja tuotantolaitos sijaitsevat Oslossa. Laitoksessa on yli 90 000 m2:iä, ja siellä työskentelee noin 450 henkeä. Palvelutoimintaan sisältyvät kiinteistönhoito, vastaanotto- ja vaihdepalvelut, rakennusten turvallisuus, siivous, lounasravintola, catering-palvelut sekä posti- ja rahtipalvelut.