Jan_Olof_Backman

Tukitoimintojen ulkoistaminen saa vastakaikua

Tukitoimintojen ulkoistamiseen suhtaudutaan Pohjoismaissa myönteisesti kautta linjan. Tämä ilmenee yksityisellä ja julkisella sektorilla tehdystä tutkimuksesta, jonka markkinatutkimusyritys Demoskop on toteuttanut Coorin toimeksiannosta. Tukitoimintojen ulkoistamisen kimmokkeina ovat ennen kaikkea taloudelliset edut; muita tärkeitä syitä ovat aikapula ja laatu.

Yrityksen tai organisaation toiminta voidaan jakaa ydin- ja tukitoimintaan. Ydintoiminnalla tarkoitetaan asiantuntijatoimintaa, jota asiakas harjoittaa omalla alallaan. Tukitoiminnalla taas tarkoitetaan kaikkea ydintoiminnan ulkopuolelle kuuluvaa välttämätöntä toimintaa, jota asiakas harjoittaa toimitiloissaan tai niiden ympäristössä. Esimerkkeinä voidaan mainita kiinteistöjen kunnossapito, vastaanottopalvelut ja siivous. Tukitoimintaan sisältyy pääsääntöisesti neljä tärkeää palvelualuetta: suoran asiakaspalvelun taustatoiminnot eli back office -palvelut, it-palvelut, tuotantoon liittyvät palvelut ja facilities management -palvelut.

Tukitoimintojen ulkoistamissuuntaus jatkuu edelleen. Demoskopin tutkimus osoittaa, että yksityiset yritykset ja julkiset toimijat suhtautuvat yleisesti ottaen myönteisesti tukipalveluiden ulkoistamiseen. Myönteisimmin suhtautuvat suomalaiset yritykset ja organisaatiot; kielteisimpiä taas ollaan Norjassa – varsinkin julkisella sektorilla.

Ulkoistamiseen monia syitä

Tukipalvelujen ulkoistamisen tärkeimpänä kriteerinä ovat kustannussäästöt. Muita tärkeitä tekijöitä ovat laadun ja palvelun parantuminen sekä mahdollisuus keskittyä ydintoimintaan tukipalveluiden sijasta.

Oman palvelutoiminnan ylläpitämisen suurimpana ongelmana pidetään kaikissa Pohjoismaissa sitä, että uusien ideoiden ja ratkaisujen kehittämiseen ei jää aikaa. Kyse voi olla myös siitä, että yrityksellä tai organisaatiolla ei yksinkertaisesti ole riittävää osaamista sisäisten palveluiden tehokkaaseen johtamiseen ja kehittämiseen.

Toimenpidesuunnitelma auttaisi monia

Sisäisten palveluiden kustannuksiin kohdistuu leikkauspaineita kaikissa maissa ja varsinkin Norjassa. Tästä huolimatta yritykset ja julkiset toimijat ovat laatineet viime vuotta vähemmän toimenpidesuunnitelmia sisäisten palvelukustannusten karsimiseksi.

Toimenpidesuunnitelmat ovat kaikissa Pohjoismaissa yleisempiä yrityksissä kuin julkisella sektorilla. Ruotsissa toimenpidesuunnitelma on 63 prosentilla säästötavoitteita asettaneista yrityksistä, kun viime vuoden vastaava luku oli 87 prosenttia. Vaikka Tanskassa asetetaan tiukkoja kustannustehokkuus- ja laatuvaatimuksia, tanskalaiset yritykset ja organisaatiot hyödyntävät kaikkein vähiten toimenpidesuunnitelmia.

Kokonaisratkaisujen kysyntä kasvaa

Pohjoismaisia yrityksiä kiinnostaa nyt myös tukitoimintojen ulkoistaminen palveluntoimittajille, jotka tarjoavat integroituja kokonaisratkaisuja (ns. IFM- tai service management -toimijat).

– Olemme huomanneet integroitujen kokonaisratkaisujen kysynnän kasvaneen kaikissa Pohjoismaissa. Yhä useampi yritys tiedostaa, millaisia etuja voidaan saavuttaa antamalla kaikkien palvelutarpeiden hallinta ja kehittäminen yhdelle alan asiantuntijalle, sanoo Coor Service Managementin liiketoiminnan kehitysjohtaja Jan-Olof Backman.

Yksittäisten tai yhdistelmäpalveluiden toimittajan ja IFM-palveluntoimittajan suurimmat erot liittyvät ennen kaikkea vastuuseen. IFM-palveluntoimittaja ottaa varsinaisen palveluntoimituksen lisäksi vastuun myös asiakkaan tukipalveluiden johtamisesta, tehostamisesta ja kehittämisestä tiiviissä yhteistyössä asiakkaan kanssa.

– Ensiluokkainen IFM-toimija ei ota vastuuta vain palveluntoimituksen koordinoinnista vaan ymmärtää myös asiakkaan tarpeita ja ohjaa palveluntoimitusta tavalla, joka luo lisäarvoa asiakkaan ydintoimintaan. Lyhyesti sanottuna kyse on kyvystä luoda todellista hyötyä asiakkaalle sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä, Jan-Olof Backman sanoo.

Tietoa tutkimuksesta

Tutkimuksen kohderyhmänä olivat suuryritykset (joiden henkilöstömäärä on vähintään 500 ja yhden työpaikan henkilöstömäärä vähintään 250) sekä maakunnat ja kunnat. Tutkimukseen haastateltiin ensisijaisesti toimitusjohtajia, varatoimitusjohtaja, maakuntajohtajia tai kunnanjohtajia. Toissijaisena kohderyhmänä olivat ostotoiminnasta vastaavat henkilöt, kiinteistöpäälliköt, hallintopäälliköt, hallintojohtajat tai talous-/rahoitusjohtajat ja kolmantena henkilöstöpäälliköt. Tutkimuksessa tehtiin 466 puhelinhaastattelua Suomessa, Ruotsissa, Norjassa ja Tanskassa aikavälillä 21.5.–5.6.2007. Tutkimuksen toteutti tutkimusyritys Demoskop Coorin toimeksiannosta.