Mikael Federley

IFM vastaan yksittäiset palvelut

Yksittäisten palvelujen hankkiminen useilta eri palveluntoimittajilta saattaa säästää rahaa, mutta säästöt voivat ajan myötä huveta suureen tilaajaorganisaatioon sekä yksittäisten palveluiden priorisoimiseen kokonaisuuden sijasta. Asiakkaalla on tällöin lisäksi yksin operatiivinen vastuu toimeksiannon suorittamisesta, ja palvelutoiminnan sopeuttaminen ulkoisiin muutoksiin saattaa olla vaikeaa. Ehkä nämä ovat syitä siihen, miksi kokonaispalveluratkaisut saavat yhä enemmän jalansijaa.

Facility Management -ala on varsin nuori, ja sen juuret ovat siivous- ja turvallisuuspalveluiden kaltaisten yksittäisten tukipalveluiden toimittamisessa. IFM-toimittaja (tulee sanoista Integrated Facility Management) taas ottaa kokonaisvastuun suuresta joukosta palveluita, ja se paitsi tuottaa palvelut myös kehittää ja mukauttaa niitä jatkuvasti asiakkaan muutostarpeiden mukaan.

– Asiakas saa selkeän tilaajaroolin ja tekee strategiset päätökset, kun taas IFM-toimittaja vastaa keskitetystä palveluntoimituksesta, hoitaa hallinnoinnin ja operatiivisen johtamisen sekä antaa strategista tukea, toteaa Coorin Suomen liiketoiminnan kehitysjohtaja Mikael Federley.
Hän huomauttaa kuitenkin, että eri yrityksille sopivat erilaiset ratkaisut. Yleisesti voidaan sanoa, että mitä enemmän asiakas tarvitsee muutoksia, joustavia ratkaisuja ja palvelun kehittämistä, sitä enemmän hän hyötyy kokonaispalveluratkaisusta.

– Yksittäisten palveluiden ulkoistaminen taas saattaa olla toimiva ratkaisu yrityksille, joilla on varsin staattinen organisaatio, sillä yksittäispalvelut eivät edellytä suuria muutoksia omaan organisaatioon. Ei pidä kuitenkaan unohtaa sitä, että toimittajien lukumäärän kasvaessa tilaajalta kuluu ehkä arvioitua enemmän aikaa neuvotteluihin, hallinnointiin ja operatiiviseen johtamiseen. Yrityksillä, jotka ostavat monen eri toimittajan yksittäisiä palveluita, on usein lavea tilaajaorganisaatio. Siinä kukin vastaa vain omalle tontilleen kuuluvista hankinnoista ja asioista, eikä kukaan ota vastuuta kokonaisuudesta. Palveluiden toimittamista ja seurantaa hallitsee tällöin ”putkinäkö”, ja osaoptimoinnin riski on suuri.

Mitä hyötyä kokonaispalveluratkaisuista on?

– IFM-asiakkaat säästävät kokemuksemme mukaan paljon rahaa. Olennaisinta on kuitenkin se, että voimme hyödyntää kokemuksiamme yli palvelurajojen ja osoittaa henkilöstöä tehtäviin, joissa tarve on suurin. Lisäksi palveluita johdetaan keskitetysti eikä palvelukohtaisesti. Asiakas tarvitsee näin tavallista vähemmän tilaajia, ja heidän työtaakkansa on pienempi, Federley perustelee.

On helpompaa, kun tarvitsee neuvotella vain yksi sopimus kahdenkymmenen sijasta ja kun päivittäisestä operatiivisesta työstä vastaa yksi yhteyshenkilö. Mitkään palvelut eivät jää väliinputoajiksi. Myös strateginen päätöksenteko helpottuu kattavien palveluraporttien ansiosta. Asiakas säästää aikaa ja resursseja, jotka taas voidaan ohjata oman ydinliiketoiminnan kehittämiseen. IFM-toimittaja pystyy myös usein tarjoamaan henkilöstölleen tavallista parempia uramahdollisuuksia ja mahdollisuuden työkiertoon.

– Koska meillä on IFM-toimittajana kokonaisuus hanskassa, voimme nopeasti ja joustavasti mukauttaa toimeksiantoa tarpeiden muuttuessa. Kukaan ei halua sitoutua pitkiksi ajoiksi suuriin ja mutkikkaisiin sopimuksiin, jotka sitovat kädet, vaikka oma toiminta tai toimiala muuttuisi. Coor on IFM-toimittajana riippumaton muista alihankkijoista, ja olemme rutinoituneet löytämään parhaan mahdollisen tuotantoyhdistelmän, joka elää ajan mukana. Kaikissa sopimuksissamme on joustava hinnoittelumalli, joka tekee joustamattomuudesta kannattamatonta sekä meille että asiakkaalle, Federley toteaa.

Yksittäisten palveluiden tai kokonaispalveluratkaisujen lisäksi on myös kolmas mahdollisuus: asiakas voi ostaa palveluyhdistelmän yhdeltä ja samalta palveluntoimittajalta. Ratkaisu sopii hyvin yrityksille, joilla ei ole panoksia kokonaisratkaisuun. Nämä kaupat optimoidaan usein hankintavaiheessa, mutta niistä puuttuu IFM:lle tyypillinen koordinointi ja joustavuus.

– Mitä enemmän vastuuta Coor saa, sitä paremmat mahdollisuudet meillä on ideoida toimeksiannon kehittämistä. Yksittäisiä palveluita toimitettaessa tuijotetaan vain kyseistä palvelua, kun me taas keskitymme toimeksiannon kokonaistulokseen ja olemme siitä vastuussa. Ero on siis suuri.

Mikä on Pohjoismaiden nykytilanne?

Entistä laajempien palveluhankintojen trendi alkoi Englannissa jo 1980-luvulla, kun julkisen ja yksityisen sektorin kumppanuushankkeet yleistyivät koulujen, sairaaloiden ja tiettyjen infrastruktuurihankkeiden rakentamisen rahoitusvaihtoehtona. Myös Norjassa nämä kumppanuushankkeet ovat näyttäneet tietä kohti kokonaispalveluratkaisuja.

Suomessa ja Tanskassa palveluhankintoja taas ovat hallinneet yksittäiset palvelut. Tanskassa eräs suuri yksittäispalveluiden toimittaja on ajanut alan kehitystä tähän suuntaan, kun taas Suomen tilanne kärsi Neuvostoliiton romahduksesta ja lamasta johtuneista kovista säästövaatimuksista. Tuolloin markkinat eivät olleet kypsät muille kuin yksittäisille palveluille, ja ne ovat määrittäneet kehityksen suunnan ihan näihin päiviin saakka. IFM-ratkaisujen kiinnostavuus kasvaa kuitenkin Suomessakin. Alihankkijoiden määrän vähentäminen on juuri nyt selkeä trendi yli toimialarajojen. Palveluyhdistelmiä aiemmin ostaneet keskisuuret yritykset päätyvät lisäksi yhä useammin IFM-ratkaisuihin.

– Olen vakuuttunut siitä, että IFM-malli yleistyy entisestään koko Pohjolassa sekä yksityisellä että julkisella sektorilla ja kaikenkokoisissa yrityksissä. Tämä on kestotrendi. Toimialan kehittyessä asiakkaat alkavat esittää yhä tiukempia vaatimuksia palveluille, niiden tuotantotavoille ja ennen kaikkea lopputulokselle, Mikael Federley korostaa.

Tiedustelut

Mikael Federley, Coorin Suomen liiketoiminnan kehitysjohtaja
Puh. 010 234 3496, s-posti mikael.federley@coor.com

* FM = Facility Management