trolle

”Uskaltakaa antaa liikkumavaraa”

Ruotsin Logican kiinteistöpäällikkö Monica Trolle on oppinut paljon prosessista, jossa yksittäisten palveluiden ostamisesta on siirrytty kokonaispalveluratkaisuun. Hänen mukaansa kokonaisratkaisun onnistumisessa on olennaista ennen kaikkea se, että toimittajalle uskalletaan antaa liikkumavaraa.

– Jos asiakas haluaa synergiaetuja ja fiksusti toteutettua ensiluokkaista palvelua, toimittajalle on annettava liikkumavaraa omaehtoiseen työskentelyyn ja mittakaavaetujen varmistamiseen. Yhteistyösuhteen aloittamisenhan ratkaisee toimittajan osaaminen, joten siihen on myös pystyttävä luottamaan, Monica Trolle sanoo.

Coorin ja Logican (entisen WM-datan) yhteistyö alkoi kolme vuotta sitten, jolloin Logica päätti siirtyä kokonaisvaltaiseen FM-ratkaisuun ja puolittaa samalla toimistojensa lukumäärän silloisesta 90:stä. Esimerkiksi pääkonttori siirrettiin Tukholman lähistölle Nackaan, ja siihen yhdistettiin kahdeksan muuta toimistoa. Samalla käyttäjäpalvelut pantiin täysin uusiksi. Monica Trolle muistelee, miten organisaatiouudistusten ohella lähdettiin rakentamaan tilaajaorganisaatiota ja -osaamista, kilpailutettiin toimittajia, neuvoteltiin sopimuksia ja saatiin vielä kokonaisratkaisujen hankkimiseen liittyvää koulutusta.

– Projekti oli luonnollisesti paljon odotettua suurempi, ja me olimme kokemattomia kokonaisratkaisujen tilaajina. Pohjatyö tehtiin kuitenkin niin hyvin, että projektia käytetään nyt mallina muiden paikkakuntien toimistoissa, joissa ollaan siirtymässä samaan ratkaisuun.
Coor ja Logica järjestivät useita työpajoja henkilöstön kouluttamiseksi. Projektin onnistumisen takeena on Trollen mielestä ehdottomasti se, että kaikki asianosaiset todella ymmärtävät kokonaisratkaisun luonteen, yhteistyökäytännöt sekä saavutettavat hyödyt.

Miksi päätitte ulkoistaa palvelutoimintanne?

– Meidän vahvuutenamme ei ole operatiivisten asioiden hallinta, ja monien eri toimittajien käyttäminen syö lisäksi aikaa. Emme halunneet myöskään palkata omaa palveluhenkilöstöä, vaan vaivattomuus oli valttia. Meille on lisäksi tärkeää se, että Coorilla on ihmisiä huolehtimassa myös palvelutoiminnan johtamisesta.

Logica haki toimittajaa, joka on ammattitaitoinen, uskottava, kuunteleva sekä varsinkin ennakoiva.

– Arvostamme sitä, että Coor voi käyttää muista asiakkaista saamiaan kokemuksia ja tehdä meitä hyödyttäviä parannusehdotuksia. Samaten pidämme myönteisenä sitä, että omat kokemuksemme voivat auttaa muita; tietämyksen jakaminenhan hyödyttää kaikkia.

Coor seuraa jatkuvasti palveluntoimitusta sovittujen tunnuslukujen ja yhtenäisten palveluraporttien avulla. Monica Trolle pitää tätä dokumentaatiota yhtä tärkeänä kuin ehdotuksia, joita Coor tekee toiminnan parantamiseksi.

– Koska meillä on vastaavia palveluratkaisuja muilla paikkakunnilla, voimme tehdä raporttien avulla toimistojen välisiä vertailuja. Muuten olisi vaikeaa hahmottaa sitä, mikä eri palveluiden asema on kokonaisratkaisussa ja mitä niiden karsimisesta seuraa.

Trollen mukaan palvelukuvausten ja hinnoittelumallien tulisikin olla eläviä eikä staattisia asiakirjoja. Joustavuus ratkaisee.

– Säätäkää, säätäkää! Tiedämme huomisesta vain sen, että se on erilainen kuin tämä päivä. Toimittajan onkin kyettävä kulkemaan rinnallamme ja mukautumaan sekä määrällisesti että sisällöllisesti. Coorilaisten on tukeuduttava ammattitaitoonsa ja osaamiseensa, ja sen he ovat mielestäni todella tehneet.

Mistä kokonaisratkaisussa säästetään?

– Hyödyt tulevat toisaalta siitä, tiloissamme työskentelevä Coorin henkilöstö voi hoitaa entistä useampia työtehtäviä samalla kertaa. Toisaalta säästämme aikaa, kun meidän ei tarvitse enää opastaa henkilökuntaa tai neuvotella useiden toimittajien kanssa. Coor pystyy myös toimittamaan palvelut kustannustehokkaammin kuin yksittäisten palveluiden tuottajat. Mitä suurempi osa palveluista ulkoistetaan, sitä paremmin toimittaja voi auttaa meitä ja toimittaa halutut kokonaisuudet kaikkein kustannustehokkaimmin.

Mitä kokonaispalveluratkaisu vaatii tilaajalta?

– Meidän on oltava päteviä ja perehtyneitä, tiedostettava tarpeemme ja ilmaistava ne selkeästi. Lisäksi meidän on oltava tavoitettavissa ja toimittava itse yhtä avoimesti ja joustavasti kuin mitä vaadimme Coorilta. Toimittajasta ei tule asiakasta parempaa, joten meidän on hoidettava oma roolimme yhtä hyvin kuin Coor hoitaa omansa.

Faktaa WM-data

  • WM-data yhdistyi vuosi sitten LogicaCMG-konserniin, joka on kansainvälisesti johtava tietotekniikkaratkaisujen toimittaja. Yhtiössä työskentelee noin 40 000 henkeä 36 maassa – heistä noin 5 500 Ruotsissa.
  • Logica on liikevaihdoltaan Ruotsin suurin tietotekniikkapalveluyritys (IDC, helmikuu 2008). Logica toimii Ruotsissa 41 paikkakunnalla.