conceptoffice

Concept Office – Coorin oma laboratorio

Coorissa on huomattu, että asiakkaita kiinnostaa yhä enemmän työmenetelmien sekä työtilojen ja niiden käytön uudistaminen. Yhtenä esimerkkinä on Ericsson, joka on ryhtynyt ottamaan käyttöön uudenlaista Multiflexoffice-toimistoratkaisua. Coorin on oltava palveluntoimittajana askeleen edellä.

– Meille on tärkeää ymmärtää perinpohjaisesti uusien joustavien toimistojen yksityiskohtia, jotta voisimme toimittaa parasta mahdollista palvelua myös niihin. Niinpä olemme kehittäneet oman koetoimiston, Concept Officen. Testaamme siellä uusia ja älykkäitä työtapoja sekä kokeilemme erilaisia ideoita, joista kerätyt kokemukset koituvat asiakkaidemme hyödyksi, sanoo Helena Gustafsson, joka on yhdessä Carina Hörnfeldt-Bylundin kanssa Coorin Concept Office -projektin päällikkö.

Kokeilu alkoi tämän vuoden helmikuussa. Tuolloin valmistuivat uudet ja raikkaat tilat, joiden lähtökohtana on joustava työskentely.
– Tulimme ennen projektin aloittamista siihen lopputulokseen, että ihmiset hyödyntävät työtilojaan yleensä huonosti ja että tilat soveltuvat kehnosti nykypäivän mobiilityöskentelyyn. Tästä on yhtenä merkkinä se, että kokoushuoneita ja neuvottelutiloja vaaditaan koko ajan enemmän. Projektissa pureuduttiinkin juuri tähän. Toinen tärkeä lähtökohta oli olemassa olevien tilojen – myös aiempien "hukkaneliöiden" – entistä parempi hyödyntäminen, Helena Gustafsson sanoo.

Suomessa vastaavanlaisissa asiakkaan toimesta tehdyissä muutostöissä on ollut mukana Coorin Raisa Sipolainen. – Asiakasyrityksen henkilöstö on ollut kaiken kaikkiaan erittäin tyytyväinen uusiin tiloihin, jotka vastaavat olemassa olevia tarpeita. Tilojen käyttöaste on myös parantunut, Raisa Sipolainen sanoo.

Suunnittelun lähtökohtana erilaiset tarpeet

Concept OfficeConcept Office on jaettu tarvealueisiin, jotka palvelevat erilaisten työtapojen tarpeita. Toimiston ytimessä ovat työpisteet, jotka noudattavat perinteistä avokonttoriratkaisua. Tänne asettuvat ne, joiden on tarkoitus istua ja työskennellä koko päivän samassa paikassa. Avokonttoria ympäröivät erilaiset pienemmät alueet, kuten Creative Area, joka on luotu projektityöskentelyn tarpeisiin. Alueella on korkeita pöytiä, joille on helppo levittää piirustuksia tai asiakirjoja. Toinen alue on pylvään ympärille rakennettu erilainen työpisteratkaisu Touchdown, jossa käytetään korkeita baarijakkaroita. Tänne tulevat ne, jotka haluavat vain telakoida koneensa ja lukea sähköpostejaan palaverien välissä. Kolmas alue on Wireless Comfort Area – rajattu ja epämuodollinen tila, jota voi käyttää kokouksiin tai lyhytaikaiseen yksilötyöskentelyyn.

– Näiden lisäksi on Flexible Quiet Rooms -huoneita niille, joilla on tarve puhua tai työskennellä häiriöttä, sekä Semifixed Area -niminen tila niille, joiden käsittelemään aineistoon liittyy tiukkoja turvallisuusvaatimuksia. Tilasuunnittelussa on olennaista lähteä siitä, miten juuri meillä työskennellään. Olemmekin jatkuvasti kyselleet itseltämme, onko tila oikeanlainen ja käytetäänkö sitä optimaalisesti.

Testausympäristössä työskentelevien roolit vaihtelevat suuresti – aina taloushallinnon henkilöstöstä esimiehiin, sopimusten kehittäjiin ja projektityöntekijöihin. Tämä on romuttanut ajattelutavan, jonka mukaan "tämä ehkä sopii niille, mutta ei meille". Coor on tunnistanut projektin aikana kolme tärkeää kulmakiveä.

– Tekniikan on toimittava, ihmisten on ymmärrettävä tällaista työtapaa ja oltava halukkaita soveltamaan sitä, ja tilojen on oltava räätälöityjä. Jos konsepti toteutetaan suuressa mittakaavassa, projekti vaatii henkilöstö-, kiinteistö- ja IT-osaston yhteistä sitoutumista. Ennen kaikkea vaaditaan kuitenkin esimies, joka lähtee toden teolla ajamaan joustavan työtavan ja joustavan toimiston käyttöönottoa.

Concept OfficeMitkä ovat hyödyt?

Gustafsson kertoo, että tiloissa työskentelee nyt noin 25 prosenttia enemmän sellaista väkeä, joka aiemmin istui avokonttorissa, mutta pinta-ala on silti pienentynyt 20 prosenttia. Kirjoituspöydällisten työpisteiden määrä on vähentynyt 33 prosenttia, kun taas vaihtoehtoisten työpisteiden määrä on kasvanut kokonaista 525 prosenttia.

– Olemme saaneet mahdutettua 68 prosenttia enemmän työpisteitä entistä pienemmälle pinta-alalle. Tämä tarkoittaa sitä, että työpistekohtainen pinta-ala on puolittunut. Ihmiset ovat silti erittäin tyytyväisiä toimistoon, ja yhteishenki on monien mielestä parantunut. Työkaverien kanssa puhuminen sekä kontaktin ja pikaisten vastausten saaminen on entistä helpompaa.

Concept Officen on tarkoitus pohjustaa uutta joustavien toimistojen palvelukonseptia. Konseptin ensimmäisessä vaiheessa mukautetaan työpisteitä sen pohjalta, millaisia tottumuksia, tarpeita ja työtapoja henkilöstöllä on ja miten liikkuvaa työtä he tekevät. Lisäksi hyödynnetään tietämystä optimaalisen työskentelyn edellytyksistä. On tärkeää, että henkilöstö osallistetaan muutoksiin ja että heidän huolensa ja pelkonsa otetaan vakavasti. Tämän jälkeen mukautetaan tiloja, mikä taas optimoi tilankäytön ja muuttaa palvelutarpeita. Osa vanhoista palveluista muuttuu tarpeettomiksi, ja tilalle syntyy uusia. Coorin tulee ammattitaitoisena palveluntoimittajana ymmärtää näitä muuttuvia tarpeita ja olla usein askelen edellä.

– Kun yhä useammat ihmiset käyttävät samoja resursseja ja tiloja, esimerkiksi siivoukselle on asetettava erilaisia vaatimuksia, ja myös varausjärjestelmiltä vaaditaan entistä enemmän. Testaamme parhaillaan itse uutta ja edistyksellistä yhteisten resurssien varausjärjestelmää, jotta tietäisimme, voiko sitä suositella joustaviin toimistoratkaisuihin siirtyneille asiakkaille.

Concept OfficeMitä asiakkaat sanovat?

– Olemme huomanneet, että asiakkaitamme kiinnostaa kovasti toimistojensa uudistaminen. Heillä on luonnollisesti taloudellinen näkökulma mutta myös halu lisätä joustavuutta. Koska toimimme nyt itse nykyaikaisessa ja joustavassa ympäristössä, pystymme tarjoamaan entistä enemmän kokemuksia ja ammattitaitoista neuvontaa ja olemaan siten toivottavasti entistä parempi palveluntoimittaja, Helena Gustafsson sanoo.

Tiedustelut

Raisa Sipolainen, palvelukoordinaattori
p. 010 234 3464, raisa.sipolainen@coor.com

Helena Gustafsson,
p. +46 8 553 952 87, helena.gustafsson@coor.com