coor

Toimistovallankumous

Joustavat työtavat ja uudet apuvälineet tuovat meitä lähemmäksi kolmannen sukupolven toimistoja. Nykyisin ei ole enää olennaisinta kysyä, valitaanko omat huoneet vai avokonttori, vaan prosessi aloitetaan kysymällä, miten tiloja on tarkoitus käyttää.

Tyypillisessä toimistoympäristössä kulutetaan keskimäärin 50 prosenttia työajasta kirjoituspöydän ääressä. Loppuaika kuluu esimerkiksi palavereissa, kokouksissa ja matkoilla. Toimistotyö on yleisesti muuttumassa entistä joustavammaksi ja projektilähtöisemmäksi, mikä vaikuttaa luonnollisesti myös tilojen käyttötapoihin. Välillä on tarpeen istua lähellä projektiryhmän jäseniä tai saada käyttöön neuvotteluhuone tai kokoustilat. Välillä saatetaan tehdä paljon etätöitä kotoa tai toiselta paikkakunnalta. Toisinaan taas ollaan paljon paikallaan, kunnes seuraava projekti pyörähtää käyntiin.

Nykyisin riittää valinnanvaraa, sillä työskennellä voi toimistossa, kotona, asiakkaan luona, kaupungilla tai vaikkapa yleisillä kohtaamispaikoilla. Tämä asettaa suuria vaatimuksia tilojen, tekniikan ja työtapojen vuorovaikutukselle.

Brittiläisellä teleoperaattorilla British Telecomilla (BT) on ollut vuodesta 2005 lähtien käynnissä yksi Euroopan suurimmista projekteista, joka liittyy joustaviin työtapoihin ja toimistoihin. Projektin piirissä on noin 70 000 BT:n työntekijää. Hyödyt ovat olleet BT:n mukaan moninaiset, sillä joustavuuden lisääminen helpottaa työn ja vapaa-ajan tasapainottamista, vähentää ilmastovaikutuksia, pienentää kustannuksia ja vahvistaa henkilöstön asiakaslähtöisyyttä.

Lisäksi syntyy valtavia säästöjä, kun toimisto- ja tilakustannukset pienenevät, ja myös henkilöstön tehokkuus lisääntyy. British Telecom on teettänyt tutkimuksia, joiden mukaan joustavia työtapoja hyödyntävät henkilöt ovat 20 prosenttia tehokkaampia kuin kiinteissä työpisteissä työskentelevät kollegansa.

Toinen selkeä etu on se, että joustava työskentely on useimmiten tavallista projektipainotteisempaa. Tällöin on helppo koota nopeasti eri alojen ihmisistä koostuvia projektiryhmiä asiakkaan ongelmien ratkomiseksi. Juuri tähän BT:n projekti perustuukin: kun eletään digitaalisten verkostojen hallitsemassa taloudessa, menestys on kiinni muutosten ennakoinnista ja muutosvalmiudesta.

Projekti on myös pienentänyt ympäristövaikutuksia vähentämällä työpisteiden määrää sekä säästämällä vuodessa arviolta 12 miljoonaa litraa bensiiniä, kun työntekijöiden ei tarvitse enää sukkuloida niin paljon kodin ja työpaikan väliä. Puhelinneuvotteluilla on lisäksi karsittu 300 000 fyysistä kokousta, mistä syntyy yli 38 miljoonan euron vuotuiset säästöt, sekä 1,5 miljoonaa meno-paluumatkaa.

Nykyaikaiset toimistot perustuvat nykyaikaisiin työtapoihin. Joustava työskentely edellyttää henkilöstöltä vastuullisuutta omien työtehtävien ja oman työajan suhteen. BT:ssä ei kelloteta, kuinka kauan kukin istuu kirjoituspöytänsä ääressä, vaan henkilöstöä ohjataan toimimaan tavoitteellisesti. Joustavuuden on pelätty hämärtävän työn ja vapaa-ajan välisiä rajoja ja luovan siten stressiongelmia. Todellisuudessa jouston on kuitenkin todettu edistävän terveyttä, kun ihmiset voivat itse säädellä, milloin ja missä he työskentelevät. Vastuu, joka helpottaa usein ”elämän palapelin” kokoamista ja parantaa oman ajankäytön hallintaa, vähentää stressiä myös työelämässä.

Tiedustelut

Katja Käyhty, palvelutoiminnan kehityspäällikkö
p. 010 234 3430, katja.kayhty@coor.com