international

Kansainväliset FM-strategiat – kuuminta juuri

Pohjoismaiset FM-markkinat kehittyvät asteittain ja ovat siirtymässä uuteen kehitysvaiheeseen, josta käytetään nimitystä ”multi-site FM/IFM**”.

Tällä tarkoitetaan standardoituja kokonaispalveluratkaisuja, jotka otetaan käyttöön useissa tuotantolaitoksissa tai toimistoissa alueellisesti, kansallisesti tai kansainvälisesti. Standardoitu kokonaispalveluratkaisu asettaa FM-palveluista vastaavalle uusia vaatimuksia ja haasteita. Mitä siis tulisi pitää mielessä, ja mitkä ovat hyödyt tai haitat? Nova tarjoaa vastauksia.

Pohjoismaiden varsin nuoret FM-markkinat ovat juuri nyt jännittävässä kehitysvaiheessa, jossa kokeillaan yhä enemmän alueellisia, kansallisia tai kansainvälisiä FM-strategioita. Kansainvälisiä FM-strategioita on käytetty jo useita vuosia monikansallisissa yrityksissä, joiden kotipaikka on maailman kehittyneimmillä FM-markkinoilla Yhdysvalloissa ja Isossa-Britanniassa. Vuonna 2009 näistä strategioista kiinnostuttiin huomattavasti aiempaa enemmän myös suurissa pohjoismaisissa organisaatioissa – etenkin yksityisellä sektorilla mutta myös kansainvälisissä organisaatioissa, kuten puolustusalan yhtiöissä ja avustusjärjestöissä.

FM-alan kehitys Pohjoismaissa

Käytännössä kaikki toimijat – niin yksityiset kuin julkisetkin – ovat nyt saavuttaneet tai ohittaneet markkinoiden ensimmäisen kehitysvaiheen, eli ne ovat ulkoistaneet yhden tai useampia palveluita yhdelle tai useammalle ulkopuoliselle palveluntoimittajalle. Ensisijaisesti ulkoistettavia yksittäisiä palveluja ovat siivous, jätehuolto, turvallisuuspalvelut, kiinteistöpalvelut ja henkilöstöravintolat*.

Toisena kehitysvaiheena on koordinointi, jossa useita paikallisessa kohteessa tai sen ympäristössä tarvittavia tukipalveluita koordinoidaan integroituna kokonaisuutena. Tämän kehitysvaiheen pontimena on tietoisuus siitä, että palvelutoiminnassa voidaan saavuttaa suuria paikallisia synergioita. Jos yhteistyökumppaniksi valitaan ulkopuolinen asiantuntija, valinta kohdistuu usein toimittajaan, joka on erikoistunut hallitsemaan integroituja kokonaispalveluratkaisuja.

Kokonaispalveluratkaisut ovat nykyisin tavallisimpia yksityisissä yrityksissä, mutta niitä käytetään myös julkisella sektorilla. Viime vuosina yhä useampi toimija on saavuttanut markkinoiden kolmannen kehitysvaiheen, jossa otetaan käyttöön standardoituja kokonaispalveluratkaisuja useissa kohteissa – alueellisesti, kansallisesti tai kansainvälisesti. Tästä vaiheesta käytetään nimitystä ”multi-site FM/IFM”.

Standardoitujen kokonaispalvelustrategioiden yleistymistä kasvattaa halu saavuttaa synergioita ja mittakaavaetuja standardoinnin ja suurten volyymien myötä. Tämäntyyppisten ratkaisujen kiinnostavuus kasvaa jatkuvasti. Vuonna 2009 Coor totesi trendin lyöneen itsensä läpi koko Pohjolan suuryrityksissä, jotka ovat alkaneet yhä enemmän kysellä kansainvälisiä kokonaispalveluratkaisuja (FM-/IFM-ratkaisuja).

FM-strategian valitseminen

FM-strategiaa valittaessa tilaajan on tehtävä joitakin periaatepäätöksiä. Yksi tärkeimmistä on juuri keskittämisaste: otetaanko FM-strategia käyttöön paikallisesti, kansallisesti vai kansainvälisesti? Kansainvälisten FM-strategioiden suurimpia etuja on tuotannon, työtapojen, työpaikkakonseptien ja/tai palvelutasojen standardointi eri tuotantolaitoksissa tai toimistoissa. Standardointi helpottaa huomattavasti palvelutoiminnan keskitettyä hallintaa, seurantaa ja vertailua suurissa ja maantieteellisesti hajautuneissa konserneissa. Tämä vähentää ajan myötä myös hallinnointia.

Toinen ratkaiseva kysymys on se, halutaanko tukipalveluita hallita ja kehittää itse vai yhteistyössä alaan erikoistuneiden palveluntoimittajien kanssa. Nyt on nähtävissä selkeä ulkoistamistrendi niin yksityisellä kuin julkisellakin sektorilla. Coorin vuonna 2009* teettämästä markkinatutkimuksesta ilmeni, että yli 50 prosenttia kaikista suomalaisista, ruotsalaisista ja tanskalaisista vastaajista uskoo tukitoimintojen ulkoistamisen lisääntyvän viiden vuoden aikavälillä. Eniten kasvuun uskoivat julkisen sektorin vastaajat. Tutkimus osoittaa myös, että kaikkien maiden vastaajat suhtautuvat yleisesti ottaen myönteisesti ulkoistamiseen. Maiden keskiarvot olivat viisiportaisella asteikolla 3,59–3,77.

Kolmanneksi tilaajan tulee ottaa kantaa siihen, halutaanko palvelutoiminta organisoida palveluittain/palvelualueittain vai tuotantolaitoksittain/toimistoittain. Ydinkysymyksenä on, miten suuria volyymipohjaiset mittakaavaedut voivat olla paikallisiin synergiaetuihin verrattuina. Erityisen tärkeä tämä kysymys on tilaajalle, joka harkitsee standardoituja kokonaispalveluratkaisuja.

Huomattavia paikallisia palvelusynergioita

Palvelutoiminnan logiikka eroaa huomattavasti tuotannon panostuotteiden ja standardimateriaalin hankintalogiikasta. Erona ovat palvelutoiminnan tarjoamat suuret paikalliset synergiamahdollisuudet. Paikallisia synergiaetuja syntyy, kun sama henkilö suorittaa useita palveluita samassa kohteessa. Vaikkapa toimiston aulapalveluhenkilö voi hoitaa myös posti- ja kahvipalveluita. Paikallisissa synergioissa on usein kuitenkin toimisto- tai tuotantolaitoskohtaisia eroja, sillä esimerkiksi aulapalveluhenkilön eri työtehtävien toteutusedellytykset vaihtelevat paikasta toiseen.

Juuri palvelutoiminnan merkittävät paikalliset synergiat selittävät kokonaispalveluratkaisujen yleistymisen koko läntisessä maailmassa. Ja mitä suuremmista ja mutkikkaammista kohteista on kyse, sitä suuremmat ovat myös paikalliset synergiamahdollisuudet. Yksittäisten palveluiden/palvelualueiden hallintaan perustuvan FM-organisaation suurena haittapuolena on se, että mittakaavaedut hupenevat paikallisten synergioiden hyödyntämisen vaikeuteen.

Otetaan esimerkkinä tilanne, jossa ostaja päättää hankkia aulapalvelut globaalisti: Tukholman-, New Yorkin-, São Paolon- ja Pekingin-toimistoissa tulisi siis tarjota samaa palvelua. Mahtavatko jonkin toimiston aulapalvelut tulla halvemmiksi kuin muiden? Todennäköisesti kaikissa vastaanotoissa on jo pienin mahdollinen miehitys, joten miehitys ei välttämättä vähene globaalin palveluhankinnan myötä. Riskinä on pikemminkin kustannusten kasvu lisämiehityksen tarpeen vuoksi.

Novan seuraavissa numeroissa: kansainvälisen FM-strategian suunnittelu

Tukipalveluiden suunnittelussa on erittäin tärkeää ottaa huomioon kansallinen lainsäädäntö ja käytäntö – varsinkin työoikeuslainsäädäntö ja kulttuurierot. Tällä on suuria seurannaisvaikutuksia kansainvälisen palvelutoiminnan suunnitteluun. Millaisia toteutusvaihtoehtoja on siis tarjolla, ja mitä tulisi ottaa huomioon? Monet Pohjoismaiden suuryritykset pohtivat näitä kysymyksiä juuri nyt, ja syvennymme aiheeseen Novan seuraavissa numeroissa.

Jos haluat keskustella aiheesta jo nyt, ota yhteyttä:

Coor Service Managementin Suomen liiketoiminnan kehitysjohtaja Mikael Federley, 010 234 3496, mikael.federley@coor.com

** FM = Facility Management, IFM = Integrated Facility Management

* Tiedot ovat peräisin Demoskopin ja Coorin markkinatutkimuksesta syyskuulta 2009.