sofia_bengtsson

Kustannusten kohdentaminen – tärkeä ohjauskeino

Välillisten kustannusten mahdollinen jakaminen ja niiden jakoperusteet ovat organisaatioissa tärkeä ohjauskysymys. Olennaista on löytää kohdennusperuste, joka ohjaa toimintaa optimaaliseen tilankäyttöön ja resurssien tehokkaaseen hyödyntämiseen mutta joka ei ole liian yksityiskohtainen ja hallinnollisesti raskas.

Coor Service Managementilla, jolla on kirkkaasti eniten suurasiakkaiden integroituja kokonaispalveluratkaisuja koko Pohjolassa, on huomattavaa osaamista ja kokemusta myös tältä saralta. Yksi asiantuntijoista on palvelukoordinaattori Sofia Bengtsson.

– Coorin kokonaisvastuuseen sisältyy muun muassa tuottamiemme palveluiden – kuten siivouksen, vartioinnin, jätehuollon ja lumitöiden – kustannusten kokoaminen. Toisinaan käsittelemme myös vuokran ja energian kaltaisia muita välillisiä kustannuksia. Nämä kustannukset jaetaan siten kuin asiakkaalle parhaiten sopii, Sofia Bengtsson sanoo.

Työ on hyvin mutkikasta, ja Coorin on sovitettava se asiakkaiden erilaisiin toiveisiin, organisaatiomuotoihin, ohjausfilosofioihin ja kirjanpitoperiaatteisiin. Tavoitteena on löytää aina kullekin asiakkaalle sopiva kohdennusperuste.

– Voimme auttaa asiakkaita kohdennusperusteen suunnittelussa ja käytännön soveltamisessa. Coorilla on tehokas IT-järjestelmä, joka tukee hyvin käytännön kohdennustyötä, Bengtsson kertoo.

Erilaisia kohdennusperusteita

Pienemmät organisaatiot vastaavat yleensä välillisistä kustannuksista keskitetysti, koska niillä on muita ja suorempia tapoja toimintansa ohjaamiseen. Suuremmissa organisaatioissa kohdentaminen on kuitenkin tärkeä ohjauskeino tilojen ja resurssien käytön optimoinnissa. Logiikka on yksinkertainen: kun kulutuksen ja kustannusten välillä on selvä yhteys, kulutuksen vähentämiseen on enemmän kannustimia.

Ydinkysymyksenä on se, mikä organisaatiotaso kustannuksesta vastaa ja miten se jaetaan. Sofia Bengtsson kertoo, että kustannusten jakamiseen on enemmän tai vähemmän hienostuneita menetelmiä. Yksinkertaisimmasta päästä on menetelmä, jossa kustannukset jaetaan paikkakuntakohtaisesti tai sen perusteella, mikä on kyseisen toiminnon osuus kokonaisliikevaihdosta. Yksityiskohtaisempia perusteita ovat henkilöstömäärä tai pinta-ala (hinta per henkilö tai neliö). Usein välilliset kustannukset jaetaan moneen kertaan, kuten paikkakunta- tai tuotantolaitoskohtaisesti ja neliömäärän mukaan.

– Suurin yksittäinen välillinen kustannus on pinta-ala, joten neliökohtainen jakoperuste on kaikkein oikeudenmukaisin. Tämä on nykyisin myös yleisin käytäntö suurissa organisaatioissa. Valtaosalla organisaatioista on myös eri hintaluokkia erityyppisille tiloille, kuten tuotantotiloille, toimistotiloille, tietokonesaleille ja varastotiloille. Kaikilla näillä tiloilla on esimerkiksi erilaiset ilmastointi-, kunnossapito-, puhtaanapito-, turvallisuusvaatimukset, mistä syntyy erilaisia neliökustannuksia, Bengtsson sanoo.

Tyhjien tilojen kustannukset keskitetysti

Viime vuosina on yleistynyt käytäntö, jossa tyhjillään olevien tilojen kustannuksista vastataan keskitetysti. Tämä selittyy osittain sillä, että tilapalvelujen pitkäjänteinen kehittäminen on usein epäoptimaalista, mikäli vastuu hajautetaan. Osittain taustalla on myös tietoisuus siitä, että vastuun keskittäminen tehostaa tilankäyttöä.

– Tilapalveluita on hallittava suhdannevaihteluiden ja toiminnan kehityksen tahdissa. Tarkoituksena on tyydyttää operatiivisen toiminnan pitkän aikavälin tarpeet, jotka liittyvät tarkoituksenmukaisiin ja tehokkaisiin toimitiloihin, mutta kannustaa samalla pidättyvyyteen ja tehokkaaseen tilankäyttöön. Hyvä hallinnollinen ratkaisu tähän on käytössä ja tyhjillään olevien tilojen erottaminen toisistaan, Sofia Bengtsson sanoo.