coor

Sutjakka käynnistysvaihe

Toisen yrityksen palvelutoiminnan haltuunotto on mittava prosessi. Valmisteltavaa ja soviteltavaa riittää ennen sopimuksen voimaantuloa, mutta päivittäinen palveluntoimitus ei silti saa kärsiä. Ja mikä ehkä tärkeintä: Cooriin siirtyvien työntekijöiden tulee tuntea itsensä coorilaisiksi, vaikka työtehtävät ja työpaikka säilyvätkin ennallaan.

Uuden sopimuksen allekirjoittamisen ja voimaantulon välinen aika on hektistä ja intensiivistä. Valmisteltavaa ja suunniteltavaa on yllin kyllin: työvaatteet on uusittava, autoihin ja kyltteihin on saatava Coorin yritysilme, puhelinnumerot on vaihdettava, uusien järjestelmä- ja verkkoyhteyksien on oltava kunnossa, palkat on maksettava oikein, sopimuksia on muutettava, sähköpostiosoitteiden on toimittava ja niin edelleen. Sopimuksen kriittisen käynnistysvaiheen on sujuttava kuin tanssi.

Mats Holm, Coorin projektipäällikköUuden palveluntoimituksen tulee liittyä saumattomasti vanhaan, jotta asiakkaan toiminta ei häiriintyisi. Juuri käynnistysvaiheen saumattomuus onkin yksi Coorin vahvuuksista. Tukenaan Coorilla on järjestelmällinen ja luotettavaksi havaittu integraatioprosessi, joka perustuu monivuotiseen kokemukseen mutkikkaiden palvelutoimintojen haltuunotosta.

– Emme ole koskaan epäonnistuneet sopimuksen käynnistymisvaiheessa, mistä on kiittäminen luotettavaa integraatioprosessia sekä osaavia projektiryhmäläisiä. Suurissa projekteissa perustamme aina erillisen projektiorganisaation, johon sisältyy tärkeää osaamista esimerkiksi henkilöstö-, IT-, viestintä-, hankinta-, taloushallinto- sekä laatu- ja ympäristöalalta. Vuosien varrella saamamme kokemukset ovat auttaneet luomaan tarvittavat rutiinit, muistilistat ja mallit, kertoo toimintojen integrointiin erikoistunut Coorin projektipäällikkö Mats Holm.

Uusi toimittaja – uusi työnantaja

Integraatiotyön alkuvaiheen tavoitteena on varmistaa palveluntoimituksen kitkattomuus heti sopimuksen voimaantulosta lähtien. Tilaajan asiakkaille eli kaikille, jotka käyttävät palveluita tuotantolaitoksessa tai toimistossa, ei pitäisi koitua mitään kielteisiä seurauksia palveluntoimittajan vaihtumisesta.

– Jokaisen uuden sopimuksen käynnistyminen on suunniteltava kulloisistakin lähtökohdista käsin. Kaikki haltuun otettavat toiminnot ovat erilaisia, joten myös käynnistysvaihe on ainutlaatuinen. Joskus haltuun otettavat toiminnot muistuttavat hyvinkin paljon omaa toimintaamme, mutta joskus niissä on eroja. Tällöin on panostettava erityisesti selittämiseen, selventämiseen ja motivoimiseen. Jotta uudet työntekijät oppisivat tuntemaan Coorin ja sen toiminnan, järjestämme aiheesta erityisiä tiedotustilaisuuksia, työpajoja ja koulutuksia, Mats Holm kertoo.

Cooriin on siirtynyt pelkästään kahden viime vuoden aikana runsaat 1 000 uutta työntekijää muista palvelutoiminnoista. Uusien työntekijöiden tulisi omaksua nopeasti Coorin toiminta, kulttuuri ja työskentelytapa. Integraatiotyössä on myös tärkeää kohdata huoli, jota työnantajan vaihtumiseen luonnostaan liittyy. Monet siirtyvät työntekijät ovat aiemmin kuuluneet työyhteisöön, jossa he työskentelevät jatkossakin, mutta nyt heillä on toinen työnantaja.

– Muutoksista huolestuminen on täysin luonnollista, ja pyrimme kohtaamaan sen avoimuudella ja aktiivisella tiedotuksella. Kun toiminnassa tapahtuu muutoksia, yleisimpiä ongelmia on henkilöstön puutteellinen tiedonsaanti. Coor hyödyntääkin aktiivisesti erilaisia tiedotuskanavia, ennen kaikkea henkilöstö- ja esimiestapaamisia. Huoli hälvenee, kun esittelemme itsemme ja tarjoamme mahdollisuuden vuoropuheluun ja kysymysten esittämisen, Mats Holm sanoo.

Uusien työntekijöiden näkemykset

Mitä uudet coorilaiset sitten sanovat? Mats Holm kertoo, että huoli säilyy usein jonkin aikaa haltuunoton jälkeen mutta tapaa hälvetä varsin nopeasti. Tämä on nähtävissä myös Coorin vuotuisesta henkilöstötutkimuksesta, josta ilmenee selvästi, että henkilöstön tyytyväisyys Cooriin kasvaa ajan myötä.

– On uskomattoman hienoa nähdä uusien työntekijöiden viihtyvän. Monet suorastaan puhkeavat kukkaan ja tuntevat olonsa kotoisammaksi päästessään työnantajalle, jolle palvelu on ydintoimintaa. Tämä saattaa olla ensimmäinen kerta, kun he ovat osa ydintoimintaa, jossa heidän työpanoksensa on yrityksen kannalta kaikkein tärkein. Näin ihmiset kokevat olevansa tärkeitä ja tulevansa nähdyiksi, mikä on tietysti hienoa, Mats Holm summaa.

Viisi vinkkiä integraation onnistumiseksi

Erillinen ja sitoutunut projektiorganisaatio

Integraatioon on varattava riittävästi aikaa ja oikeanlaiset resurssit, sillä työ on välillä erittäin tiivistahtista. Projektiryhmän jäsenillä tulee olla myös riittävästi osaamista ja kokemusta onnistuneen toteutuksen takaamiseksi.

Huolellinen suunnittelu – kunnolla joustonvaraa

Muistilistoihin ja malleihin perustuva huolellinen suunnittelu helpottaa työtä ja vähentää sopimuksen käynnistysvaiheen ongelmia. Samalla on löydyttävä joustoa ja valmius nopeaan toimintaan, mikäli vaikeuksia ilmenee.

Koordinointi ja jatkuva seuranta

Integraatiotyötä on koordinoitava hyvin. Käynnissä on monenlaisia toimintoja, jotka kaikki riippuvat eriasteisesti toisistaan. Koko projektiryhmän säännölliset seurantapalaverit ovat välttämättömiä ja varmistavat sen, ettei väliinputoamisia synny.

Läheinen ja hyvä asiakasdialogi

Integraatioprojektin onnistuminen vaatii läheistä yhteistyötä asiakkaan kanssa. Näin voidaan ennen kaikkea hankkia asiakaskohtaiset tiedot, joita kunkin projektin ainutlaatuisten lähtökohtien ymmärtäminen edellyttää.

Aktiivinen tiedotus ja vuoropuhelumahdollisuudet

Uudelle työnantajalle siirtyvän henkilöstön tulee olla hyvin perillä projektin etenemisestä. Avoimuus ja aktiivinen tiedottaminen ovatkin usein menestyksen salaisuuksia.