annacarin grandin

Varaudu suhdannekäänteeseen!

Tämä on ollut pahin taantuma yli 70 vuoteen, mutta nyt on nähtävissä yhä enemmän merkkejä suhdannekäänteestä. Monet yritykset ovat olleet kovilla myynnin notkahtamisen ja supistusten vuoksi, mutta nyt on aika valmistautua tilauskannan kasvuun. Edessä on uusia haasteita, jotka vaativat suunnittelua ja hyvää valmiutta. Oletteko valmiina?

Vuosi 2009 jää mieleen kansainvälisen taantuman vuotena. Novassa vuonna 2008 julkaistussa artikkelisarjassa kirjoitimme, mitä tilaajan tulisi pitää mielessä laskusuhdanteen aikana*. Nyt teemaa syvennetään kysymällä, mitä toimia suhdannekäänne edellyttää. Liiketoimintayksikön johtaja AnnaCarin Grandin Ruotsin Coorista on kokenut asiakkaiden kanssa monet nousut ja laskut vuosien varrella, ja hänen mielestään noususuhdanteeseen valmistautumista usein aliarvioidaan.

Suunnitelkaa ajoissa

– On luontevaa olla varovainen taantuman jälkeen, mutta samalla on erittäin tärkeää valmistautua kasvuun hyvissä ajoin. Kun kasvun aika koittaa, pullonkauloja ei saisi olla. On siis kysyttävä, riittävätkö tilat toiminnan laajentamiseen, pysyykö palvelutaso henkilöstömäärän ja tuotannon kasvun tahdissa ja antaako työympäristön parantaminen entistä paremmat eväät työvoimasta kilpailemiseen. Coor käy läheistä vuoropuhelua asiakkaiden kanssa, tarjoaa kokemuksiaan ja pyrkii havaitsemaan kriittiset tekijät jo varhain, AnnaCarin Grandin sanoo.

Grandin korostaa erityisesti aikaista valmistautumista. Jotkin uudelleenjärjestelyt vaativat aikaa, mikä taas edellyttää hyvää yhteistyötä palveluorganisaation ja operatiivisen toiminnan kanssa. Yhtenä hyvänä vinkkinä on erilaisiin skenaarioihin varautuminen.

– Laadimme yhdessä asiakkaiden kanssa usein toimenpidesuunnitelmia, jotka perustuvat erilaisiin ennusteisiin talouden elpymisnopeudesta. Näin sekä Coor että asiakkaat ovat hyvin valmistautuneita, Grandin sanoo.

Tasot ja määrät tarpeen mukaan

Kaiken palvelutoiminnan on jatkuvasti myötäiltävä ydintoiminnan muutoksia niin määrällisesti kuin sisällöllisestikin. Kaikkien FM-tilaajien on joka tilanteessa löydettävä hyvä tasapaino palveluiden tehokkuuden, tuottavuuden ja houkuttelevuuden välille. Laskusuhdanteessa pannaan usein eniten painoa tehokkuudelle, kun taas noususuhdanteessa pidetään tärkeämpinä tuottavuutta ja houkuttelevuutta, mikä johtaa usein palvelutasojen nostamiseen.

– Palvelutasot ja määrät on valittava puitteiden mukaan. Coor kantaa suuren vastuun harjoittamastaan toiminnasta, ja meidän on annettava asiakkaille hyvää tukea niin vaikeina kuin hyvinäkin aikoina. Jos asiakas haluaa kustannussäästöjä, Coorin on tietysti autettava myös tässä tarkastelemalla palveluja uudelleen ja ehdottamalla aktiivisesti palvelumuutoksia – vaikka se rokottaisikin omaa toimintaamme. Joistakin peruspalveluista on toki vaikea tinkiä, mutta väliaikaisesti voidaan hyväksyä sisäisten postikierrosten karsiminen, varaston pienentäminen tai vaikkapa tiettyjen tilojen siivouskertojen vähentäminen. Palveluntoimitus ei voi perustua pelkkiin tilastoihin. Noususuhdanteessa Coorin on vastaavasti autettava asiakkaita oma-aloitteisilla ideoilla ja ehdotuksilla, jotka auttavat parantamaan asiakkaan tuotantotahtia ja optimoimaan tämän toimintaa, AnnaCarin Grandin toteaa.

Noususuhdanteessa usein ilmenevistä konkreettisista ongelmista voidaan mainita tilankäytön optimointi. Monet yritykset hankkiutuvat taantuman aikana eroon liiallisista tiloista, ja suhdanteen kääntyessä voikin olla vaikeaa selvitä nopeasta kasvusta jäljellä olevissa tiloissa. Tämä taas johtaa siihen, että tilankäyttöä optimoidaan tiivistämällä, mikä toteutetaan välillä väärin.

– Tiivistäminen on toisinaan välttämätöntä, mutta se tulisi tehdä siten, että viihtyvyys ei kärsi. Coor voi auttaa tässä tarjoamalla kiinteistöjen kapasiteettiin ja optimointiin liittyvää syvällistä tietämystä, josta on kiittäminen varsinkin omia joustavia ja nykyaikaisia toimistoratkaisujamme. Coor voi niin ikään auttaa uusien tilojen hankkimisessa, mistä meillä on vankka kokemus, Grandin toteaa.

Joustavuudella tasapainoa suhdannevaihteluihin

Tilaajan ja palveluntoimittajan välisen sujuvan yhteistyön takeena on joustava liiketoimintamalli, jonka ansiosta palveluntoimitus myötäilee automaattisesti tilaajan toiminnan volyymimuutoksia. Coorin liukuvaa hinnoittelua ei ehkä aina osata arvostaa sopimusta tehtäessä, mutta pidemmän päälle sitäkin enemmän.

– Joustavan liiketoimintamallin ansiosta vältymme palvelutarpeen vaihteluun liittyviltä hintakeskusteluilta, mitkä tapaavat aiheuttaa kitkaa ja viedä energiaa. Liukuva hinnoittelu takaa mukautuvaisuuden, joka nousee asiakkaiden silmissä pidemmän päälle arvoon arvaamattomaan. Uskon juuri Coorin joustavuuden, mukautuvaisuuden ja suuren lojaaliuden selittävän sitä, miksi asiakkaat ovat niin halukkaita valitsemaan meidät yhteistyökumppaniksi ja miksi he usein myös pidentävät Coorin kanssa tehtyjä sopimuksia, Grandin summaa.

* Novan "Palvelutoimintaa laskusuhdanteessa" -sarjassa julkaistut artikkelit vuodelta 2008:

”Yhteistyö luistaa laskusuhdanteessa” (Nova nro 1/2008) – haastateltavana Jan Mohlin, Ericssonin Director of Facility Management

”Julkinen sektori terävöittää fokustaan” (Nova nro 2/2008) – haastateltavana Ruotsin Alvestan kunnanjohtaja Eric Rydén

”Kriisiajan työnjako” (Nova nro 3/2008) – haastateltavana Ernst & Youngin konsultti Magnus Kuchler