wretskog

”Mitä vahvempi tilaaja, sitä parempi palvelu”

FM-markkinat kehittyvät koko Pohjolassa, ja tämä vaikuttaa niin palveluntoimittajiin kuin tilaajiinkin. Tilaajien osaaminen on ylipäätään kehittynyt, eli he osaavat ohjata palvelutoimintaansa entistä paremmin. Tehokkaan palvelun perusedellytykset ovat selkeä FM-strategia ja vahva tilaajaorganisaatio.

Ulf Wretskog on omien sanojensa mukaan yksi Coorin "vanhoista ketuista". Hän on ollut tämän vuoden elokuusta lähtien Suomen Coorin toimitusjohtaja, mutta sitä ennen hän työskenteli lähes kymmenen vuotta Ruotsin Coorin operatiivisena johtajana. Ulf on Suomessa vähintään neljänä päivänä viikossa, mutta perhe on jäänyt Ruotsiin. Nova tapasi Ulfin Coorin pääkonttorissa Tukholmassa. Keskustelun aiheena olivat hyvin toimivat tilaajaorganisaatiot.

– Olen nähnyt paljon Coorissa ollessani, Ulf Wretskog sanoo. Yleisesti olen sitä mieltä, että tilaajat ovat kehittyneet huomattavasti viime vuosina. Kymmenen vuotta sitten kehityksen kärjessä olivat lähinnä palveluntoimittajat, mutta nyt tilaajat ovat selvästi tulleet rinnalle. Nykyisin lähes kaikki suuret toimijat ottavat FM-asiat hyvin vakavasti ja pyrkivät aktiivisesti mukauttamaan, kehittämään ja tehostamaan FM-organisaatiotaan, Ulf Wretskog sanoo.

Mitkä ovat hyvän tilaajaorganisaation tunnusmerkit?

Hetken mietittyään Ulf vastaa, että peruskriteerejä on oikeastaan kaksi: selkeä strategia ja vahva tilaaja. Selkeällä strategialla hän tarkoittaa organisaation johdon antamaa selkeää toimeksiantoa. FM-toiminnalla pitää olla punainen lanka, joka kytkeytyy muihin liiketoimintahaasteisiin. Tavoitteita voivat olla esimerkiksi kustannusten alentaminen, laatutasojen nostaminen tai yhtenäistäminen (standardisointi), tuotantovauhdin lisääminen, pitkän aikavälin kestävän kehityksen edistäminen tai vaikkapa tavaramerkin vahvistaminen.

– Kun FM-toimeksianto on selkeä, FM-toimintaa on luonnollisesti myös helpompi ohjata ja johtaa oikein. Tämä pätee riippumatta siitä, hoidetaanko palvelutoiminta itse vai käytetäänkö apuna erikoistuneita palveluntoimittajia, Ulf sanoo.

Vahvalla tilaajalla Ulf tarkoittaa selkeää FM-organisaatiota, jolla on tarkasti määritelty vastuu ja tehtävänanto. Organisaation ja tehtävänannon pitää olla selkeitä paitsi omassa toiminnassa myös suhteessa mahdollisiin palveluntoimittajiin.

– Hyvässä FM-organisaatiossa vastuu on keskitetty esimerkiksi FM-johtajalle, kiinteistöjohtajalle, talousjohtajalle, hallintojohtajalle tai hankintajohtajalle, ja organisaatiorakenne on selkeä. Tämän toteuttaminen voi olla vaikeaa varsinkin hyvin hajautuneissa organisaatioissa, mutta tämä on ilman muuta paras ja tehokkain tapa järjestää FM-asiat. Mitä vahvempi tilaaja, sitä parempi palvelu, Ulf sanoo.

Mikä on toimivin organisaatiorakenne?

Periaatteessa organisaatiorakenne voidaan jakaa maantieteellisesti tai toiminnoittain. Koska Ulf on kokonaispalveluratkaisujen* vannoutunut kannattaja, hän on vakuuttunut maantieteellisesti jaetun FM-organisaation paremmuudesta.

– Kaikki kokemukset viittaavat siihen, että FM-palveluiden hallinta sujuu paremmin ja tehokkaammin, kun se on keskitettyä ja kun työssä hyödynnetään paikallisia synergioita. Juuri tämän tiedostaminen ohjaa yhä useampia suuryrityksiä kokonaispalveluratkaisujen suuntaan. Haluan kuitenkin korostaa, että toimintoihin ja selkeään vastuunjakoon perustuva FM-organisaatiokin on parempi kuin organisaatio, jossa on epäselvä tai hajautettu vastuunjako. Jälkimmäisen kokonaisuuden hallinta on vaikeaa – myös tuottajaorganisaatiolle. Tällöin menetetään huomattavia mittakaava- ja synergiaetuja, ja ennakoiva kehitystyö vaikeutuu.

Selkeän organisaatiorakenteen suurimpia etuja on se, että strategiset kysymykset on helpompi erottaa taktisista ja operatiivisista.

– Strateginen vastuu tulee olla selkeästi määritellyllä tilaajalla, ja lisäksi tarvitaan tuottajaorganisaatio, joka vastaa strategian mukaisista palveluista. Kaikkein terävimmät tilaajaorganisaatiot ovat hyvin tarkkoja tästä, Ulf sanoo.

Millainen on ihannetilaaja?

Ulfin mielestä ihannetilaaja on tavallaan myös painajaismainen:

– Ihannetilaaja täyttää kaikki hyvän tilaajaorganisaation kriteerit. FM-strategia ja -organisaatio ovat kristallinkirkkaita, ja strateginen vastuu on täysin erillään tuottajaorganisaatiosta. Ihannetilaajat vaativat luonnollisesti enemmän myös toimittajilta, joten meidän on panostettava entisestään palveluntoiminnan jatkuvaan kehittämiseen, tehostamiseen ja parantamiseen. Tämä on tosi rankkaa, mutta myös erittäin innostavaa. Näiden asiakkaiden palveleminen asettaa osaamisemme ja oma-aloitteisuutemme kaikkein kovimmalle koetukselle. Coorin on aina osoitettava, että luomme asiakkaillemme lisäarvoa, mutta näissä asiakkuuksissa vaatimus on kaikkein ilmeisin, Ulf sanoo.

Haluatko lisätietoja?

Ota yhteyttä Suomen Coorin toimitusjohtajaan Ulf Wretskogiin sähköpostitse (ulf.wretskog@coor.com) tai puhelimitse (+358 10 234 3518).

* Kokonaispalveluratkaisuilla (integrated facilities management, IFM) tarkoitetaan useiden tukipalveluiden koordinointia ja kehittämistä.