mail

Älykästä postinkäsittelyä

Uudet työskentelytavat vaativat nykyaikaisia ja joustavia tiloja. Samalla ne asettavat uusia vaatimuksia työmenetelmille ja -rutiineille. Coor on työskennellyt jo kahden vuoden ajan ”Concept Office” -testausympäristössä voidakseen antaa asiakkailleen ammattitaitoista neuvontaa. Juuri nyt testataan uusia postirutiineja, jotta palveluntoimitusta saataisiin uudistettua ja mukautettua joustavan toimistoratkaisun tarpeisiin.

Monet ovat varmaankin ajatelleet, että kirjeiden ja paperilähetysten päivät ovat luetut. Ei pidä paikkaansa, napauttaa Mårten Lagerstedt, joka vastaa posti- ja rahtipalveluista muun muassa Coorin pääkonttorissa Tukholman Solnassa.

– Nyt lähetetään suurin piirtein yhtä paljon postia kuin ennen sähköpostin suurta läpimurtoa. Erona on se, minkä tyyppistä tietoa kirjeitse lähetetään. Nykyisin postin mukana tulee paljon osoitteellista suoramainontaa.

Koska postin määrä on pysynyt vakiona, mutta henkilöstön liikkuvuus on kasvanut, nyt tarvitaan uudentyyppistä joustavaa postinjakelua. Coor testaakin parhaillaan uutta postijärjestelmää. Siinä kaikille postilähetyksille annetaan lajittelun yhteydessä yksilöllinen numero, jolla lähetys yhdistetään tiettyyn vastaanottajaan. Tämän jälkeen posti kannetaan kerran päivässä postiasemalle tai lähetetään ulkopuoliseen osoitteeseen vastaanottajan toiveiden mukaisesti. Postin saapumisesta lähetään vielä sähköposti- tai tekstiviesti-ilmoitus, jossa on lähetyksen numero ja postiaseman nimi.

– Järjestelmässä on parasta se, että voin käyttäjänä itse ohjata postini jakelua. Jos työskentelen jonkin aikaa toisessa toimistossa tai asiakkaan tiloissa, minun tarvitsee vain ilmoittaa uusi jakeluosoite. Jos taas olen sairaana tai lomalla, voin ilmoittaa, kenelle posti pitää toimittaa minun sijastani, Mårten Lagerstedt sanoo.

Käyttäjät voivat myös helposti karsia esimerkiksi mainoslähetykset, jotka sitten erotellaan muun postin joukosta. Suunnitelmissa on, että vastaanottajat voisivat tulevaisuudessa sallia jonkin tietyn toimittajan mainoslähetykset ja estää muut.

– Me täällä postiosastolla näemme valtavasti mahdollisuuksia, joilla postinkäsittelystä voidaan tehdä entistä tehokkaampaa, älykkäämpää ja ekologisempaa. Voimme esimerkiksi ottaa tehtäväksemme henkilöiden poistamisen tiettyjen mainostajien rekisteristä, Lagerstedt kertoo.

Ensi alkuun järjestelmää testataan kotikentällä. Analysoimme käyttäjätottumuksia ja esimerkiksi sitä, miten nopeasti vastaanottajat noutavat postinsa, miten pitkään sen tulisi antaa olla lokerossa ja miten noutamaton posti käsitellään. Tuonnempana on myös tarkoitus ilmoittaa vastaanottajalle lähettäjä tai skannata kirjekuoret, jotta lähetyksiä voitaisiin suodattaa käyttäjien toiveiden mukaisesti.

Coorin Concept Officen projektipäällikkö Helena Gustafsson odottaa jo, että kokeilua päästään arvioimaan kahden kuukauden jälkeen.

– Tarkoituksenamme on luoda järjestelmä, jota kuka tahansa asiakas voi käyttää. Järjestelmän on oltava helppo, ja sisäänajovaiheen tulee olla nopea. Vaikka järjestelmä onkin yksinkertainen, sen joustavuus tuo huomattavia parannuksia käyttäjäpalveluihin.

Menestyksekkäässä Concept Office -ympäristössä jatketaan joustavien työtapojen kehittämistä ja testaamista. Coor on todennut, että asiakkaat ovat hyvin kiinnostuneita tilankäytön tehostamisesta ja tarkoituksenmukaisten työpisteiden luomisesta. Monet asiakkaat tulevatkin opintokäynnille ja haluavat apua joustavien toimistoratkaisujen käyttöönottoon.

– Kun saamme asiakkaalta tiedustelun, hyödynnämme kaikkea osaamistamme voidaksemme auttaa. Projektin onnistuminen vaatii ensinnäkin sitä, että tavoitteilla on johtoryhmän tuki. Sitten ryhdymme tarkastelemaan eri osastoja sekä niiden työskentelytapoja ja tilatarpeita. Lisäksi varmistamme esimiesten sitoutumisen ja odotettavissa olevat hyödyt.

Kun Concept Office -projekti alkoi, työpisteiden määrää onnistuttiin kasvattamaan 68 prosentilla, vaikka pinta-ala pieneni. Tämä tarkoittaa sitä, että työpistekohtainen pinta-ala puolittui. Coorilaiset olivat vieläpä erittäin tyytyväisiä tiloihin ja kokivat, että työkaverien kanssa puhuminen sekä kontaktin ja pikaisten vastausten saaminen oli entistä helpompaa. Työskentely on yksinkertaisesti entistä tehokkaampaa – varsinkin projekteissa, joiden läpimenoaikoja voidaan näin lyhentää merkittävästi.

– Seuraamme haukkana käyttöastetta sekä Concept Officessa että muissa tiloissa. Tarkastamalla tilankäytön kerran tunnissa kahden viikon ajan selvitämme, käytetäänkö työpistettä tai näkyykö työpisteessä "elonmerkkejä". Näin saamme hyvin selvän kuvan työpisteiden käytöstä ja pullonkauloista.

Concept Officen etuna on ollut se, että tiloissa lyhyitä aikoja työskentelevät henkilöt eivät joudu paitsioon, vaan he saavat yhtä hyvän työpisteen kuin muutkin.

– Olemme huomanneet, että muiden toimistojen ihmiset tulevat tänne istumaan joksikin aikaa, jos heillä on päivän aikana kokouksia kaupungilla. On hienoa voida tarjota virikkeellinen ympäristö, joka helpottaa myös kanssakäymistä työkaverien kanssa, Helena Gustafsson sanoo.

Haluatko lukea lisää Coorin uudesta postinkäsittelykonseptista tai uusiin, joustaviin toimistoratkaisuihin liittyvästä työstä?

Ota yhteyttä Coorin palvelutoiminnan kehittäjään Helena Gustafssoniin puhelimitse, +46 8 5539 5287, tai sähköpostitse, helena.gustafsson@coor.com

Lue lisää:

Aikaisempia artikkeleita, joissa käsitellään joustavaa työskentelyä:

Lue artikkeli "Concept Office – Coorin oma laboratorio" Novasta nro 2/2009

Lue artikkeli ”Toimistovallankumous” Novasta nro 4/2009