coor

Näin saat kansainvälisen FM-strategian onnistumaan

Yhä useammat kansainväliset yritykset päätyvät tarkastelemaan FM-asioitaan kansainvälisestä näkökulmasta. Yhtenä esimerkkinä tästä on Microsoft. Tanskan Microsoftin Facility Manager Mette Pilgren ja kansainvälistä projekteista vastaava Coorin Christer Olsson kertovat tässä artikkelissa siitä, miten kansainvälinen strategia saadaan onnistuneesti jalkautettua paikallistasolla.

Christer Olsson vastaa Coor Service Managementin kansainvälisistä projekteista.Maailmanlaajuiset FM-strategiat* ovat monesti aivan liian jäykkiä, ja ne on kehitetty yhtiön kotimarkkinoiden edellytysten pohjalta. Tätä mieltä on kansainvälisistä projekteista vastaava Coorin Christer Olsson, joka on viime vuosina syventynyt moniin kansainvälisiin ulkoistamisprosesseihin.

– Strategioita on voitava mukauttaa paikallisiin edellytyksiin. Olen nähnyt monia esimerkkejä siitä, että keskittäminen on viety liian pitkälle. Tämä koskee operatiivisten ratkaisujen lisäksi myös tiettyjä sopimusehtoja, kuten vastuukysymyksiä. Niihin on jätettävä joustonvaraa, jotta FM-strategia toimisi hyvin eri maissa, Olsson sanoo.

Olsson puhuu myös paikallisesta osallistumisesta, jota hän pitää globaalin strategian onnistumisen edellytyksenä.

– Aikaa ja rahaa säästyisi kosolti, jos paikalliset FM-organisaatiot osallistettaisiin kansainvälisen strategian valmisteluun ja jalkauttamiseen jo alkuvaiheessa. Tämä on tärkeää kahdesta näkökulmasta: jotta traditioihin, tarpeisiin ja rakenteisiin liittyvät erot tunnistettaisiin jo varhain ja jotta paikallisorganisaation sitoutuminen ja ymmärrys saataisiin varmistettua.

IT-konserni Microsoft on esimerkki globaalista konsernista, joka tarkastelee FM-asioita maailmanlaajuisesta näkökulmasta. Ensimmäinen askel otettiin heinäkuussa 2007, jolloin perustettiin varsinainen globaali FM-organisaatio. Aikaisemmin FM-asiat oli hajautettu kuhunkin maahan, ja ne organisoitiin yhdessä konsernin osto- ja matkatoiminnon kanssa.

Mette Pilgren, Microsoftin Facility Manager Tanskassa.Mette Pilgrenistä tuli helmikuussa 2008 Microsoftin Facility Manager, jonka vastuualueina ovat Tanska ja Islanti. Pilgren on samaa mieltä siitä, että eri maille on tärkeää antaa tiettyjä vaikutusmahdollisuuksia, vaikka hän sinänsä pitääkin kansainvälistä FM-työskentelyä luontevana.

– Globaaleissa organisaatioissa ohjataan monia asioita keskitetysti. Ohjauksessa on kuitenkin alakohtaisia eroja, ja esimerkiksi FM-asioissa on tärkeää ottaa huomioon kulttuuriin, historiaan ja käytäntöihin liittyvät erot.

Pilgrenin mukaan Microsoft antaa paikallisille FM-organisaatioille "kohtuullisia" vapauksia. Paikallinen Facility Manager voi vapaasti valita ulkoistamisasteen ja palveluntoimittajat, mutta hän saa konsernihallinnolta tukea hankintoihin. Sopimusten voimassaoloajan, maksuehtojen ja irtisanomisaikojen kaltaisista juridisista vastuukysymyksistä on laadittu vakio-ohjeet, jotka tosin sallivat paikalliset poikkeukset.

– Microsoft ulkoistaa lähes kaiken FM-toiminnan, mutta poikkeuksiakin on. Tanskassa olemme valinneet kokonaispalveluratkaisun, mikä on yleisintä Microsoft-konsernissa. Saan ulkoistamiseen hyvää tukea konsernihallinnolta, mutta olen vapaa valitsemaan meille parhaan ratkaisun.

Myös palveluntoimituksen seuranta on jossain määrin keskitetty. Pilgren raportoi joka toinen kuukausi onnistumiset ja epäonnistumiset sekä säästöt, kustannukset ja tietyt tunnusluvut, joita hyödynnetään kansainvälisessä vertailussa. Näin pohjustetaan hyvien käytäntöjen levittämistä konsernissa.

Microsoftin FM-strategian seuraava vaihe on palveluiden ja palvelutasojen nykyistä suurempi yhtenäistäminen. Työ on parhaillaan käynnissä.

– Konserni jättää tälläkin saralla jonkin verran vapauksia eri maille. Tavoitteena on palvelutasojen yhtenäistäminen 80–90-prosenttisesti, mikä kuulostaa hyvältä tasolta, Mette Pilgren sanoo.

Entä miten paikallinen Facility Manager voi parhaiten valmistautua siihen, että kansainvälisen FM-strategian jalkauttaminen sujuu joustavasti? Pilgrenin mukaan tärkeintä on tarjota tietoa paikallisista edellytyksistä ja ymmärtää konsernihallinnon toiveita ja vaatimuksia.

– Tärkeimpiä omia työtehtäviäni on hyvän paikallisen verkoston luominen ja hyvä vuoropuhelu Tanskan-johdon kanssa. Sitten on etsittävä tasapainoa paikallisten toiveiden ja vaatimusten sekä konsernitason ohjeiden välille. Tähän saakka kaikki on sujunut ongelmitta.

Kansainvälisistä FM-ratkaisuihin liittyvistä asioista

kanssasi keskustelee mielellään Coor Service Managementin Suomen liiketoiminnan kehitysjohtaja Mikael Federley, puhelimitse 010 234 3496, tai sähköpostitse, mikael.federley@coor.com

Lue lisää:

Tämä artikkeli päättää kansainvälisiä FM-strategioita käsittelevän artikkelisarjan. Ensimmäinen artikkeli Kansainväliset FM-strategiat – kuuminta juuri nyt julkaistiin Novassa nro 2/2010. Siinä käsitellään erilaisia tapoja, joilla FM-asioita hallitaan kansainvälisissä organisaatioissa, ja niiden hyötyjä ja haittoja. Tärkeistä päätelmistä mainittakoon se, että kaikessa FM-toiminnassa on merkittäviä paikallisia synergioita. Novassa nro 3/2010 julkaistiin artikkeli Ajattele globaalisti – toimi paikallisesti, jossa käsitellään kansainvälisen FM-strategian laatimisen edellytyksiä.

* FM = Facility Management