SmartArchive

Lisää älyä arkistointiin

Coor julkisti ensimmäiset pilvipalvelunsa jo ennen kuin koko käsite oli edes vakiintunut. Nyt digitalisaatio on täyttä totta useimmille yrityksille ja aiemmin niin kaukaisesta asiasta on tullut osa arkea. Tämän on huomannut myös Cecilia Björndahl. Hän vastaa Coor SmartArchive -palvelusta, joka on esimerkki älykkäistä toimistoratkaisuistamme.

Cecilia BjörndahlCoor SmartArchive on tehokas ja skaalautuva palvelu, joka kattaa fyysisen ja sähköisen asiakirjahallinnan. Palvelun turvallisena ja kätevänä e-arkistona toimii Coorin oma Arkinet. Se on luotettava pilvipohjainen arkistoratkaisu, joka otettiin käyttöön jo vuonna 2001. Cecilia Björndahlin mukaan sähköisen arkistoinnin kysyntä on kuitenkin pompannut kunnolla vasta kuluneena vuonna.

– Tekniikkahan on ollut kunnossa jo kauan, mutta kiinnostus on herännyt toden teolla vasta nyt. Pilvipalveluihin suhtauduttiin pitkään epäilevästi, mutta nihkeys on vähentynyt parin viime vuoden aikana. Yhä useammat ovat heränneet siihen, että pilvipalveluissa kehitystyö ja ylläpito sisältyvät hintaan, joten asiakkaiden ei enää tarvitse investoida eri järjestelmien päivittämiseen ja ylläpitoon.

Coorin SmartArchive -palvelua kehitetään jatkuvasti, ja kehitystyö perustuu monilta osin asiakkaidemme toiveisiin.

Cecilia Björndahl, Coor Service Management

Coor SmartArchiven ominaisuuksia kehitetään koko ajan, ja työtä ohjaavat varsinkin asiakkaiden toiveet. Uusinta uutta on mahdollisuus yhdistää e-arkistoratkaisuihin sähköinen allekirjoitus. E-arkistossa voi siis luoda asiakirjan ja lähettää sen sähköisesti allekirjoitettavaksi haluamilleen henkilöille. Allekirjoituksen jälkeen asiakirja löytyy arkiston hakutoiminnolla, joten dokumentit pysyvät tallessa ja ovat täysin jäljitettävissä.Cecilia Björndahlin mukaan hyvät arkistoratkaisut auttavat ennen kaikkea pitämään järjestystä yllä.

Hän listaa Coorin SmartArchive-järjestelmän kolme suurinta vahvuutta:

  • Seurattavuus
    SmartArchive on liitettävissä asianhallintajärjestelmään, jolloin sopimusten umpeutumisesta ja muista sopimustapahtumista voi saada ennakkoilmoituksia. Sopimusten seurannalla voi säästää rahaa esimerkiksi hinnankorotustilanteissa.
  • Roolipohjaisuus
    SmartArchive toimii ongelmitta, vaikka organisaatiomuutokset toisivat henkilöstövaihdoksia. Uusi vastuuhenkilö saa käyttöoikeuden tarvittaviin asiakirjoihin, ja kulu kohdistuu oikealle kustannuspaikalle.
  • Asiakaslähtöisyys
    Coor omistaa järjestelmän ja kehittää sitä itse, joten kehitystyössä voidaan ottaa huomioon asiakkaiden toiveet.  Kilpailijoista poiketen Coor voi yhdistää SmartArchiven asiakirjahallintapalveluita muihin palveluihinsa, kuten aulapalveluihin. Näin voidaan tehostaa koko toimitusketjua aina fyysisen postin käsittelystä ja arkistoinnista skannaukseen ja digitointiin asiakashyödyn luomiseksi.