Älykkäitä sähköisiä arkistointiratkaisuja Coorilta

Coor tarjoaa älykästä sähköistä arkistointia, joka parantaa yrityksesi tietoturvaa ja tuo järjestystä työpaikalle. Ota yhteyttä Cooriin ja kysy lisää.

Älykäs sähköinen arkisto

SmartArchive-palvelu on kehitetty asiakirjojen digitalisointiin sekä fyysiseen ja sähköiseen arkistointiin. SmartArchiven avulla voidaan arkistoida osto- ja asiakassopimuksia, henkilöstöasiakirjoja, fyysistä postia, laskuja, rahtikirjoja ja -asiakirjoja sekä tarjouksia ja muuta kirjeenvaihtoa.

Skannaamisen ja digitalisoinnin toteuttaa joko Coorin tai asiakkaan henkilöstö. Meiltä saa neuvoja kansallisten arkistostandardien mukaiseen tehokkaaseen asiakirjahallintaan ja fyysiseen arkistointiin. Olemme toimittaneet ISO 27000 -tietoturvastandardiin perustuvia palveluitamme tyytyväisille asiakkaille jo vuodesta 2001.

”Olemme toimittaneet ISO 27000 -tietoturvastandardiin perustuvia palveluitamme tyytyväisille asiakkaille jo vuodesta 2001.”

Sähköisellä arkistoinnilla lisäarvoa asiakkaille

  • Kaikki asiakirjat tallennetaan turvalliseen paikkaan, johon on pääsy vain valtuutetuilla henkilöillä.
  • Palvelu säästää tilaa, mikä on tärkeää varsinkin monitilatoimistoissa.
  • Palvelu vähentää käsittelyaikaa ja helpottaa asiakirjahallintaa.
  • Kalliita investointeja ei tarvita.
  • Palvelu on skaalattavissa (2–50 000 käyttäjää).
  • Arkisto on käytössä 24/7 paikasta riippumatta.
  • Kokoonpano rakennetaan täysin asiakkaan tarpeiden mukaan, ja se on integroitavissa muihin järjestelmiin.

SmartArchiven ominaisuudet

  • Mahdollisen digitalisoinnin voi toteuttaa Coorin skannausosasto tai esimerkiksi asiakkaan aulapalveluhenkilö.
  • Skannatut asiakirjat ovat käytettävissä joko Coorin sähköisessä Arkinet-arkistossa tai asiakkaan omissa järjestelmissä (HR-järjestelmä, laskutusjärjestelmä tai e-arkisto).
  • Asiakirjojen hakeminen tai lataaminen sähköisestä arkistosta on helppoa.
  • Sähköisen arkiston asiakirjat ovat käytettävissä 24/7.
  • Asiakas määrittelee itse käyttöoikeudet (kuka pääsee arkistoon, mistä ja milloin).
  • Asiakas voi saada ilmoituksia ja hälytyksiä, täyden jäljitettävyyden sekä raportteja.
  • Fyysisen arkistoinnin toteuttaa Coor tai asiakas asiakkaan tiloissa ja muussa sijainnissa.
  • Asiakirjahallinta toteutetaan turvallisesti lainsäädäntövaatimusten ja asiakkaan toiveiden mukaan.
  • Fyysisen arkiston asiakirjat ovat täysin käytettävissä.
  • SmartArchive on osa Coorin Smart Solutions -palvelukokonaisuutta, josta voi lukea lisää täällä.

SmartArchiven avulla Coor tarjoaa turvallisia ja älykkäitä ratkaisuja fyysiseen tai sähköiseen arkistointiin. Ota yhteyttä, niin kerromme lisää sähköisen arkistoinnin eduista tai Smart Solutions -ratkaisuistamme.

Matias Bäckström

Matias Bäckström

liiketoiminnan kehityspäällikkö

010 234 2114

matias.backstrom@coor.com

Yhteydenotto

Coorin tietosuojaseloste

Olemme päivittäneet tietosuojaselosteemme, jossa kerrotaan käsittelemistämme henkilötiedoista ja niiden käsittelyperusteista. Selosteen päivittäminen on seurausta uudesta tietosuoja-asetuksesta (GDPR), joka tuli voimaan Euroopan unionissa ja Euroopan talousalueella 25. toukokuuta 2018.

Suostumus henkilötietojen käsittelyyn

Keräämme henkilötietoja, joita itse annat täyttäessäsi Coorin sivustoissa olevia yhteydenotto- tai tilauslomakkeita. Kerättäviä tietoja ovat (tapauskohtaisesti) koko nimesi, sähköpostiosoitteesi ja puhelinnumerosi tai postiosoitteesi.

Mikä on henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus?

Tarvitsemme henkilötietoja voidaksemme lähettää toivomaasi materiaalia, kuten lehdistötiedotteita, uutisia ja uutiskirjeitä. Jos olet täyttänyt yhteydenottolomakkeen, käytämme henkilötietoja myös ottaaksemme sinuun yhteyttä.

Mikä on henkilötietojesi käsittelyn oikeusperuste?

Henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen. Voit milloin tahansa perua suostumuksen lähettämällä meille sähköpostia osoitteeseen info@coor.fi.

Tietoa henkilötietojesi käsittelystä

Olemme toteuttaneet asiaankuuluvat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet suojellaksemme henkilötietojasi häviämiseltä tai laittomalta pääsyltä tietoihin. Henkilötietoihisi pääsevien henkilöiden määrää on rajoitettu. Pääsy on vain henkilöillä, jotka ylläpitävät käyttämääsi Coor-sivustoa ja jotka tarvitsevat henkilötietojasi edellä mainittuihin tarkoituksiin.

Voimme jakaa henkilötietojasi myös muille Coor-konsernin yrityksille, toimittajille ja liikekumppaneille, jotka tuottavat puolestamme palveluita.

Henkilötietojasi voidaan siirtää kolmansiin eli EU:n ja Etan ulkopuolisiin maihin silloin, kun Coor käyttää Office 365 -pilvipalveluita. Palvelut toimittaa Microsoft IrelandOperations Limited (”Microsoft”).

Kun Microsoft toimittaa Office 365 -palveluita, se käsittelee asiakastietoja (esimerkiksi sähköposteja ja tiedostoja) EU:ssa sijaitsevissa palvelinkeskuksissa (tällä hetkellä Irlannin Dublinissa ja Alankomaiden Amsterdamissa). Joitakin Office 365 -palveluihin kiinteästi kuuluvia henkilötietoja (kuten sähköpostiosoite) voidaan kuitenkin käsitellä myös Yhdysvalloissa.

Coor on tehnyt sovellettavien tietosuojavaatimusten täyttämiseksi Microsoftin kanssa tietojenkäsittelysopimuksen ja ottanut lisäksi käyttöön vakiosopimuslausekkeet (EU:n mallilausekkeet). Myös Microsoft on ottanut käyttöön EU:n mallilausekkeet kaikkien niiden alihankkijoiden kanssa, jotka käsittelevät henkilötietoja osana Office 365 -palveluiden toimittamista.

GDPR