Coor SmartArchive

Onko teillä paljon asiakirjoja, joiden tulee olla helposti käytettävissä turvallisuudesta tinkimättä? Tarvitsetteko lisää varastotilaa? Onko teillä sekä sähköisiä että paperiasiakirjoja eri arkistoissa? SmartArchive on kustannustehokas palvelu, jonka avulla kaikki asiakirjat ovat helposti käytettävissä paikasta riippumatta.

Mikä on Coor SmartArchive?

SmartArchive-palvelu on kehitetty asiakirjojen digitalisointiin sekä sähköiseen ja/tai fyysiseen arkistointiin. SmartArchiven avulla voidaan arkistoida osto- ja asiakassopimuksia, henkilöstöasiakirjoja, fyysistä postia, laskuja, rahtikirjoja ja -asiakirjoja sekä tarjouksia ja muuta kirjeenvaihtoa.

Skannaamisen ja digitalisoinnin voi toteuttaa joko Coorin tai asiakkaan henkilöstö. Meiltä saa neuvoja kansallisten arkistostandardien mukaiseen tehokkaaseen asiakirjahallintaan. Palvelumme perustuvat ISO 27000 -tietoturvastandardiin, ja olemme toimittaneet niitä tyytyväisille asiakkaille jo vuodesta 2001.

Asiakashyödyt

  • Kaikki asiakirjat tallennetaan turvalliseen paikkaan, johon on pääsy vain valtuutetuilla henkilöillä.
  • Palvelu säästää tilaa, mikä on tärkeää varsinkin monitilatoimistoissa.
  • Palvelu vähentää käsittelyaikaa ja helpottaa asiakirjahallintaa.
  • Kalliita investointeja ei tarvita.
  • Palvelu on skaalattavissa (2–50 000 käyttäjää).
  • Arkisto on käytössä 24/7 paikasta riippumatta.
  • Kokoonpano rakennetaan täysin asiakkaan tarpeiden mukaan, ja se on integroitavissa muihin järjestelmiin.

SmartArchiven ominaisuudet

  • Digitalisoinnin (mikäli tarpeen) voi toteuttaa Coorin skannausosasto tai esimerkiksi asiakkaan aulapalveluhenkilö.
  • Skannatut asiakirjat ovat käytettävissä joko Coorin sähköisessä Arkinet-arkistossa tai asiakkaan omissa järjestelmissä (HR-järjestelmä, laskutusjärjestelmä tai e-arkisto).
  • Asiakirjojen hakeminen tai lataaminen sähköisestä arkistosta on helppoa.
  • Sähköisen arkiston asiakirjat ovat käytettävissä 24/7.
  • Asiakas määrittelee itse käyttöoikeudet (kuka pääsee arkistoon, mistä ja milloin).
  • Asiakas voi saada ilmoituksia ja hälytyksiä, täyden jäljitettävyyden sekä raportteja.
  • Fyysisen arkistoinnin toteuttaa Coor tai asiakas asiakkaan tiloissa ja muussa sijainnissa.
  • Asiakirjahallinta toteutetaan turvallisesti lainsäädäntövaatimusten ja asiakkaan toiveiden mukaan.
  • Fyysisen arkiston asiakirjat ovat käytettävissä.