Ajatellaan tilanne, jossa kiinteistöpalveluiden toimittajalle maksetaan ilmastointisuodattimen vaihtamisesta kuukausittain. Nyt toimittaja on löytänyt paremman suodattimen, joka tarvitsee vaihtaa vain joka toinen kuukausi. Jos toimittaja kertoo tästä asiakkaalle, palvelusta maksettava palkkio saattaa pienentyä.
Pitäisikö toimittajan kertoa vai ei?
Storebrandin senior sourcing manager Trygve Dahl havainnollistaa tällä esimerkillä tilannetta, jossa perinteinen suoritepohjainen kiinteistöpalvelusopimus ei toimi.
– Toimittajalla ei ole kannustimia tavoitella parannuksia ja innovaatioita, joilla asiakas säästäisi rahaa ja laatu paranisi. Tämä oli yksi syy siihen, miksi halusimme vaihtaa liiketoimintamallia, hän sanoo.
Vested-niminen liiketoimintamalli kääntää perinteisen ulkoistamistavan päälaelleen. Tiukasti rajatun palvelusopimuksen sijasta osapuolet aloittavat yhteistyön, jonka avaintekijä on luottamus. – Suurissa kiinteistöpalvelusopimuksissa näkee kyllä erilaisia kumppanuusmuotoja, mutta Vested tarjoaa hyvät edellytykset erityisesti kehitys- ja innovaatiokeskeisille yrityksille. Se on mallin suurin ja tärkein ero muihin verrattuna, Trygve Dahl sanoo.
Storebrand lähti Vested-tielle jo keväällä 2017. Yhtiölle oli ajan myötä kertynyt suuri joukko palveluntoimittajia, ja niiden tehokkaasta seurannasta oli tullut vaikeaa.
– Yhtiön strategian uudistamisen yhteydessä tiedostimme, että nyt on syytä yhtenäistää ja uudistaa toimintatapoja. Tuloksena oli uusi ulkoistamisstrategia, jossa korostuu Storebrandin vahva panostus vastuullisuuteen. Tiedostimme myös sen, että meidän on löydettävä laillamme ajatteleva strateginen yhteistyökumppani, jonka ydintoimintaa on kiinteistöjen ylläpito. Aloimme etsiä toimittajaa, joka olisi kiinnostunut vahvasta suhdepohjaisesta sopimuksesta ja jolla olisi rahkeita suoriutua siitä. Coor on erikoistunut palveluntoimittaja, johon olemme luoneet Vested-prosessin myötä hyvät suhteet, Trygve Dahl kertoo.
Hän myöntää, että liiketoimintamallin vaihtaminen oli rohkea veto. Storebrand Eiendom ‑kiinteistöyhtiön uusi johto oli kuitenkin vahvasti uuden ulkoistamisstrategian ja liiketoimintamallin takana.
Mikä oli suurin haaste, kun suoritepohjaisesta liiketoimintamallista siirryttiin Vestedin kaltaiseen malliin?
– Vested eroaa perinteisestä hankintamallista siinä, että kyseessä on hyvin suhdepohjainen sopimusmuoto, jossa koko prosessi on tarkkaan säännelty. Prosessi on yksinkertaisesti päinvastainen kuin perinteisessä hankintamenettelyssä. Yleensä fokus on vaatimusten määrittelyssä ja hintaneuvotteluissa, mutta Vested-prosessissa lähdetään ensin rakentamaan luottamusta. Yhteistyössä on paljolti kyse luottamuksen löytymisestä ja ylläpidosta, mikä vaatii molemmilta osapuolilta huomattavaa avoimuutta ja läpinäkyvyyttä.
Vested-liiketoimintamallissa on viisi vaihetta. Ensin määritellään visio, strategiset tavoitteet ja tunnusluvut, ja neljännessä vaiheessa sovitaan hinnoittelumallista. Viides vaihe keskittyy hallintamalliin, joka on tärkeä menestystekijä.
Ennen Vested-tielle lähtemistä osapuolten pitää kuitenkin määritellä ns. ohjaavat periaatteet. Niissä kiteytetään ehdottomat vaatimukset, joita pysyvän sopimuksen solmiminen edellyttää. Kun vaatimuksista on sovittu, lopullisen sopimuksen valmistelu voi alkaa.
Alun suodatinesimerkistä voidaan todeta, että Vested-malliin on sisällytetty kannustimia, jotka motivoivat toimittajaa palvelutoiminnan kehityksessä: vaihtokertojen vähenemisestä tuleva taloudellinen hyöty jaetaan siinä asiakkaan ja toimittajan kesken tietyn mallin mukaan. Sovitut tunnusluvut kytkeytyvät myös Storebrandin toimitila-asiakkaiden tyytyväisyystutkimuksiin, ja Vested-sopimus palkitsee toimittajaa asiakastyytyväisyyden paranemisesta.
– Tämä on ollut innostava prosessi, jossa olemme Coorin kanssa tuulettaneet ajattelutapojamme. Jatkoa onkin jännittävä seurata. Olemme hyvin tyytyväisiä myös sopimuksen pitkäjänteisyyteen ja kaikkeen siihen uuteen tietoon, jota pääsemme jatkossa hyödyntämään yhdessä, Trygve Dahl toteaa.
