People

Mutkaton muutto ja toimivat tilat

Aloita ajoissa, suunnittele, koordinoi ja tiedota. Tällä kaavalla saat niin pienen kuin isonkin muuttoprojektin onnistumaan.

Jonas Carbo, Coorin projektipäällikköCoorin projektipäällikkö Jonas Carvbo on jo kymmenen vuoden ajan koordinoinut muuttoprojekteja, joissa on muutettu yli 20 000 henkeä vuosittain. Muuttokohtainen henkilömäärä voi vaihdella yhdestä jopa 1 500:aan.

– Koska volyymit ovat näin suuret, meille valkeni nopeasti, että tarvitsemme toimivan muuttoprosessin tarkastuslistoineen. Prosessista onkin tullut projektin toteutuksen tae, ja omavalvonnan tarkastuslistat varmistavat työn laadun.

Muuttoprojektin toteuttajien tulisi suunnitella muutto kunnolla ja varmistaa valmisteluajan riittävyys. Lisäksi tulisi hyödyntää prosesseja ja tarkastuslistoja, aloittaa tiedotus hyvissä ajoin ja tiedostaa suuren muuton vaikutukset henkilöstöön ja työilmapiiriin.

Suuri muutto herättää usein paljon tunteita – varsinkin, jos yrityksessä on meneillään myös organisaatiouudistus. Muuttoprojektin onnistumisen yhtenä keskeisenä edellytyksenä on ajantasainen ja riittävä viestintä.

– Kerromme hyvissä ajoin kaikista faktoista: miten projekti etenee, mitä palveluita on tarjolla ja miten muuton etenemisestä tiedotetaan jatkossa, Carvbo sanoo.

Uudet työskentelytavat keventävät muuttokuormaa

Petra Fennander, Coorin tilasuunnittelijaVielä muutama vuosi sitten muuttojen tavaramäärät olivat valtavia. Nykyisin pakattavaa kertyy vain murto-osa tästä. Tämä on seurausta sähköisen arkistoinnin ja sähköisten viestintä- ja tiedonhakukanavien käytön yleistymisestä. Coorin tilasuunnittelupalveluista Suomessa vastaava Petra Fennander toteaa, että tilankäyttö- ja kalustesuunnittelun merkittävänä mullistajana on ollut tietotekniikan kehittyminen eli käytännössä siirtyminen isojen pöytäkoneiden käyttämisestä kannettaviin tietokoneisiin.

– Olemme siirtyneet huonetoimistoista avokonttoreihin. Yhä useammin organisaatioissa on käytössä myös jaettuja työpisteitä, jotka on tarkoitettu tilapäiseen työskentelyyn. Esimerkiksi myyntitehtävissä toimivat henkilöt, jotka liikkuvat työssään paljon, eivät useinkaan tarvitse omaa henkilökohtaista työpistettä.

Nykyisin työyhteisöissä painotetaan yhä enemmän työssä viihtymiseen liittyviä näkökohtia. Henkilöstölle halutaan antaa mahdollisuus esimerkiksi etätyöskentelyyn, ja henkilökohtaisten työpisteiden lisäksi halutaan tarjota liikkumisen vapautta.

Tilankäytön optimoinnilla saavutetaan säästöjä

– Yritykset ovat tehostaneet tilankäyttöään ja säästävät näin paljon rahaa. Tehostamalla henkilökohtaisten työpisteiden kokoa ja lisäämällä jaettujen työpisteiden määrää voidaan henkilöstölle luoda viihtyvyyttä lisääviä tauko- ja kohtaamistiloja. Samalla saavutetaan merkittäviä kustannussäästöjä, Petra Fennander sanoo.

Tilankäyttöön ja muuttoihin liittyvät trendit tarkoittavat yhä useammin sitä, että muutossa siirtyvät ainoastaan henkilökohtaiset tavarat. Kalusteita siirretään muutoissa entistä harvemmin, mikä vähentää kiinteistön ja kalusteiden kulumista. Vaikka yritykset käyttävätkin aiempaa enemmän aikaa muuttojen suunnitteluun, käytetyn ajan saa moninkertaisena takaisin.

– Seuraamme valppaasti koko muuttoalan kehitystä ja keskustelemme asioista myös suunnittelijoiden ja rakennuttajien kanssa. Haluamme tarjota asiakkaillemme tulevaisuuden ratkaisuja, jotka tukevat heidän omaa ydinliiketoimintaansa ja edesauttavat heitä menestymään myös jatkossa. Toimivat tilat ovat perusedellytys henkilöstön työssä viihtymiselle ja sen myötä yrityksen menestymiselle, Coorin Petra Fennander toteaa lopuksi.