Miten järjestää toimiva hybridikokous?
Hybridikokoukset ovat tulleet työelämään jäädäkseen. Mitkä ovat Coorin työpaikkastrategien neuvot toimivan hybridikokouksen järjestämiseen?
Uudet kokousmuodot
Viimeaikaiset työelämän muutokset ovat synnyttäneet uusia kokousmuotoja. Niin kutsutut hybridikokoukset ovat jo arkipäivää useimmille toimistossa työskenteleville.
Hybridikokoukset saivat alkunsa tartuntojen vähentämisestä, mutta ne ovat sen jälkeen osoittaneet käyttökelpoisuutensa moniin tarkoituksiin. Hybridikokoukset edustavat uudenlaista kokousmuotoa maailmassa, jossa maantieteelliset etäisyydet ovat digitaalisten työkalujen avustuksella kutistuneet mikroskooppisiksi. Tutkimuksissa on todettu, että hybridikokoukset ovat tulleet jäädäkseen.
Coorin työpaikkastrategit ovat perehtyneet työpaikkojen toimivuuteen. He seuraavat tarkasti toimiston kehityssuuntia ja aiheeseen liittyviä tutkimuksia sekä avustavat yrityksiä toimitilastrategiassa, toimitilojen suunnittelussa ja muutosprojekteissa.
Miten järjestetään toimiva hybridikokous?
Coorin asiantuntijoilla on monia hyvä vinkkejä kokouksen järjestäjille.
- Kokouksen aloitus ja lopetus
Luo henkilökohtainen kontakti kokouksen osallistujiin kokouksen alkaessa ja sen päättyessä. Se auttaa osallistujia virittäytymään taajuudelle ja olemaan oikeasti läsnä kokouksessa.
➝ Voit kysyä kokouksen aluksi kaikilta esimerkiksi: Miten voit tänään asteikolla 1–5?
➝ Kokouksen lopuksi voit pyytää kaikkia kertomaan, mikä oli kokouksen anti osallistujille.
- Kokouksen tavoite ja agenda
Jos odotat, että osallistujat valmistelevat jotakin kokousta varten, mainitse siitä kokouskutsussa.
- Anna kokouksen alussa tilaa smalltalkille
Varaa kokouksen alusta muutama minuutti suhteiden luomiselle. Siirry vasta sen jälkeen itse asiaan ja näytön jakamiseen.
- Valmistele pelisäännöt
Luo pelisäännöt toistuvia kokouksia, kuten viikko- ja tiimipalavereja varten. Se lisää osallistujien yhteenkuuluvaisuuden tunnetta ja innostusta.
- Huolehdi, että kaikki näkyvät kokouksessa
Jos useampi osallistuja istuu samassa huoneessa, pyydä kaikkia osallistujia liittymään kokoukseen omalta koneeltaan ja käyttämään oman tietokoneensa kameraa. Huolehdi kuitenkin, että yhdestä huoneesta käytetään ainoastaan yhtä äänilähdettä.
- Kaikki käyttävät omaa tietokonettaan
Rohkaise kaikkia fyysisesti paikalla olevia liittymään kokoukseen omalta koneeltaan paitsi kameran myös digitaalisten työkalujen käytön takia.
- Pidä taukoja
Rohkaise osallistujia liikkumaan taukojen aikana.
- Mykistettynä vai äänillä?
Jos osallistujat ovat rauhallisessa ympäristössä, mykistettynä oleminen ei ole välttämätöntä. Se on kuitenkin kohteliasta, jos osallistujia on paljon.
Toimitko jo näiden ohjeiden mukaan?
- Testaa tekniikka ennen kokouksen alkua.
- Pyydä kaikkia osallistujia pitämään kamera päällä.
- Valitse ympäristö, jossa on luonnonvaloa, mutta vältä vastavaloa.
- Varmista, että äänet toimivat hyvin kaikille.
- Sulje Teamsin ja Outlookin ilmoitukset ja hiljennä matkapuhelimesi.