Coor on kiinteistöpalvelualan yrityksenä läsnä tuhansilla työpaikoilla ympäri Pohjoismaita. Tämän kokemuksen myötä meille on kertynyt arvokasta tietoa siitä, millaiset toimitilaratkaisut ovat toimivia. Coor Advisory on asiantuntijaryhmä, joka on erikoistunut toimitilastrategiaan, toimitilasuunnitteluun ja muutosprojekteihin.
Coor on tällä hetkellä saman haasteen edessä kuin muutkin yritykset: miten luoda toimistosta houkutteleva työpaikka, jonne pitkään etätöitä tehneet työntekijät haluavat palata? Ensimmäinen askel on ollut selvittää omien työntekijöiden tarpeet ja odotukset omaa työpaikkaansa kohtaan ja kartoittaa alan yleistä kehitystä. Tiina Taivalkangas on Coor Suomen liiketoiminnan kehityspäällikkö ja Coor Advisoryn jäsen, ja hän kertoo tässä artikkelissa Coor Advisoryn havainnoista.
Tiina Taivalkangas
Avainsana on joustavuus
Coorin tekemä tutkimus osoittaa, että työntekijät odottavat toimiston olevan inspiroiva työympäristö, joka rohkaisee sosiaaliseen kanssakäymiseen. 76 % vastaajista kertoi haluavansa tulla toimistolle ennen kaikkea yhteistyön ja sosiaalisen kanssakäymisen vuoksi.
Coor Advisory suosittelee, että toimitiloihin luodaan erilaisia yhteistyöympäristöjä: avoimia alueita, joissa on mahdollista pitää spontaaneja tapaamisia, ja suljettuja alueita, joissa ei häiritä muita ja voidaan pitää luottamuksellisia kokouksia. Sen lisäksi on pohdittava, miten hybridi työskentelytapa mahdollistetaan aivan uudenlaisella tavalla.
Tiina Taivalkangas näkee, että avainsanana tulevaisuuden toimitiloissa on joustavuus.
– Työnantajan kannattaa satsata joustavuuteen jo ihan siitäkin syystä, että kenellekään ei ole kristallipalloa tulevaisuuteen; emme voi tietää, mitkä toimitilojen tarpeet ovat seuraavan viiden, saati 15 vuoden päästä. Lisäksi luomalla toimitiloja, joissa voimme aamulla järjestää virtuaalisen tuotelanseerauksen ja iltapäivällä jakaa saman tilan työtiloiksi, vastaamme muuttuviin tarpeisiin kohtuullisella tilamäärällä.
Toimiva toimisto
Coorin tutkimus osoittaa, että toimiva toimisto voidaan luoda monin tavoin. Yksi tapa on on jakaa toimisto selkeästi eri alueisiin joko niiden käyttötarkoituksen tai ääni- ja aktivisuustason perusteella. Työntekijöille on viestittävä, minkälaiset työtehtävät ovat soveltuvia eri alueille. Sillä tavoin työntekijöitä autetaan löytämään oikea paikka työtehtävilleen.
Myös sisustuksella, kuten väreillä, huonekaluilla ja materiaalivalinnoilla, voidaan ohjata eri tilojen oikeanlaiseen käyttöön ja viestiä siitä, mitä säännöt alueilla pätevät.
– Avokonttorista on tullut monelle kirosana. Eikä ihme, sillä avokonttorit saattavat olla alimitoitettuja, jolloin työntekijät ovat pakotettuja tekemään esimerkiksi keskittymistä vaativaa työtä työkaverin soittaessa vieressä myyntipuheluita. Toimiva toimisto sisältää selkeästi rajattuja vyöhykkeitä erilaisiin tarpeisiin ja tilat on mitoitettu niin, että kukaan ei joudu tekemään työtä vääränlaisella vyöhykkeellä, sanoo Tiina Taivalkangas.
Hybridi työskentelytapa on tullut jäädäkseen
Coorin työntekijät näkevät etätöissä monia hyviä puolia ja kokevat, että etätöiden myötä arjen hallinta on helpompaa. Toimistolle jo aiemmin palanneet työntekijät kertovat kuitenkin uudelleen löytäneensä läsnätyön hyvät puolet. Toimistossa työskentelystä ja kollegoiden tapaamisesta syntyvä positiivinen energia on jo osittain unohtunut, kun olemme keskittyneet multitaskaamaan tiskien ja pyykkien hoitamista samanaikaisesti kun olemme hypänneet online-kokouksesta toiseen.
Tiina Taivalkankaan mukaan niin toimistotilojen kuin yrityksen työskentelykäytäntöjenkin merkitys työvoiman kilpailuvalttina tulee jatkossa korostumaan. Mikäli työnantajan hybridi- tai etätyökäytännöt eivät vastaa työntekijän toiveita, kynnys vaihtaa yritystä laskee. Toisaalta taas tutkimustemme mukaan työntekijän sitoutuneisuus työnantajaan kasvaa merkittävästi toimistolla työskentelyn myötä. Tämä on hyvä motivaatio työnantajille panostaa toimivaan toimitilaan.
Vaalitaan työpaikkakulttuuria
Monet ovat tutkimuksen perusteella huolissaan siitä, miten yrityskulttuuria pystytyään jatkossa kehittämään ja miten vaalitaan työtekijöiden sitoutuneisuutta, kun tulevaisuuden työskentelytapaan sisältyy paljon hybridityötä. Coor Advisory -tiimin mukaan vastaus löytyy hybridiympäristön sisäistämisestä ja toimiston kulttuuria kehittävien elementtien vahvistamisesta. Se voi tarkoittaa sitä, että yrityksessä jatketaan pandemianaikaisia käytäntöjä, kuten virtuaalikahveja, samaan aikaan, kun toimistoa muokataan yrityskulttuuria vahvistavaksi paikaksi. Se voi tarkoittaa myös sitä, että sosiaalisille tapaamisille kollegoiden kanssa, kuten yhteisille tilaisuuksille ja juhlille, annetaan enemmän tilaa. Kaikki tämä auttaa meitä luomaan me-henkeä, jota on vaikeaa tavoittaa täysin digitaalisessa ympäristössä.
Tekniikalta edellytetään enemmän
Nyt kun palaamme toimistoille, meillä on paljon suuremmat odotukset tekniikkaa kohtaan kuin silloin, kun jäimme etätöihin. Monia työntekijöitä jännittää palaaminen uudenlaiseen arkeen, jossa on uusia teknisiä ratkaisuja.
– Kotona työskennellessä käyttämämme teknologia on meille tuttua; jos Teams-palaveri tökkii, tiedämme useimmiten mikä on vikana ja kuinka korjata se. Toimistolle palaaminen tuo työarkeemme uusia digitaalisia välineitä, jotka eivät aina toimi oletuksemme mukaan. Myös teknologian pitäisi tehdä työpaikasta houkutteleva; kokousten välillä hyppiminen pitäisi olla helppoa ja esimerkiksi aineiston jakaminen kokoustilassa sujuvaa. Jos ongelmia ilmenee, apua pitäisi olla helposti saatavilla ainakin yleisimpiin ongelmiin. Meidän tavoitteemme on suunnitella toimiston virtuaalisista rajapinnoista toimiston houkuttelevuutta lisääviä, ei vähentäviä, tekijöitä, summaa Tiina Taivalkangas.