Kun googlaa sanan ”monitilatoimisto”, esiin pongahtaa nopeasti monen suurin työhön liittyvä pelko: oman työpisteen puuttuminen. Työpöytä edustaa monelle turvallisuutta ja mahdollisuutta työskennellä rauhassa. Coorin Head of Coor Advisory Sanna Edmundssonin mukaan moni juuttuu juuri tähän asiaan selvittäessään monitilatoimiston syvintä olemusta.
– Itse konseptiin ja sen perusajatukseen liittyy monia väärinkäsityksiä. Monet ajattelevat, että monitilatyöskentelyyn siirtymisellä pyritään lähinnä säästämään neliöitä. Se on kuitenkin vain osatavoite, jos sitäkään. Pohjimmiltaan tavoitteena on kestävä kehitys ja hyvinvointi, kun omia toimitiloja tarkastellaan strategisesti suhteessa työnantajakuvaan, tuottavuuteen ja muihin johtoryhmälle kuuluviin kysymyksiin.
Ei siis pidä sotkeutua lillukanvarsiin, vaan tiedostaa, että tavoitteena on rakentaa organisaation työtapojen, visioiden ja arvojen mukaiset toimitilat. Samalla edistetään henkilöstön hyvinvointia ja tuottavuutta.
Tuottavuusnäkökulmasta monitilatoimistot ovat tavallista joustavampia ja kestävämpiä. Seinät ikään kuin venyvät, jolloin toimistossa on mahdollista viihtyä ihmismäärästä riippumatta. Monitilatoimisto nielee myös uudet tulokkaat ja organisaatiomuutokset ilman tilamuutosten tarvetta. Toisena näkökulmana on resurssihukan vähentäminen, mikä kytkeytyy suoraan vastuullisuusstrategiaan. Tilojen, kalusteiden ja työvälineiden jakamisen pitäisi olla selviö aikana, jolloin kulutus on jo ylittänyt maapallon kestokyvyn.
Monitilatoimisto – viisi yleisintä väärinkäsitystä
- Toimistolla pitää olla ennen aamuseitsemää, koska muuten päätyy tekemään töitä sohvannurkassa.
- Tiimityö on mahdotonta, elleivät ihmiset istu lähekkäin.
- Välttämättömien työvälineiden säilyttämiseen tarvitaan iso kaappi.
- Keskittymistä vaativalle työlle varattujen työpisteiden määrä ei tule koskaan riittämään.
- Työpisteen jakaminen kollegojen kanssa lisää sairastumisriskiä.
Nykyisin noin 55 prosenttia työssäkäyvistä kokee, että toimitilojen toteutustapa heikentää oman työn tuottavuutta. Tiedämme myös, että stressiperäiset sairauspoissaolot ovat viisinkertaistuneet viime vuosina. Työnantajista 90 % puolestaan ilmoittaa tekevänsä vastuullisuustyötä, ja sen yhtenä osa-alueena on ihmisten hyvinvointi. Jonkin on siis muututtava nykyisessä työskentelytavassa, ja Sannan luotsaama Coor-tiimi tarjoaa asiakkaille ja organisaatioille tähän liittyvää neuvontaa päivittäin.
– Vastuu ei ole ainoastaan työnantajalla, mutta näihin asioihin vastuullisesti suhtautuvat työantajat kasvattavat selvästi suosiotaan kyvykkäiden työnhakijoiden keskuudessa. Oikealla tavalla toteutettu ja aidosti toimiva monitilatoimisto on modernille työnantajalle korvaamaton työkalu. Parhaassa tapauksessa se voi jopa lisätä lojaaliutta ja brändituntemusta.
Yksilön näkökulmasta suurimpina etuina ovat vapaus ja valinnanvara. Ihminen voi hyvin ja motivoituu itsemääräämisoikeudesta ja valinnanmahdollisuuksista, uskovat itseohjautuvuusteoriasta kirjoittaneet Edward L. Deci ja Richard M. Ryan. Monitilatoimistot ottavat nimenomaan nämä asiat huomioon. Joustavuus lisääntyy, kun työpisteen voi valita omien tarpeiden ja sen pohjalta, keitä kulloinkin vierelleen tarvitsee.
Mikä on monitilatoimistoon siirtymisen suurin menestystekijä?
– Monitilatoimistoon siirtymisen suurimpana haasteena on koko henkilöstön sitouttaminen. On kuitenkin hyvä pitää mielessä, että ihminen karsastaa luonnostaan muutosta ja että yksilölliset tarpeet vaihtelevat suuresti. Johdon pitää siis tehdä kotiläksynsä ja ymmärtää siirtymisen tavoitteet, jotta päätöksen takana olisi helppo seistä. Monitilatyöskentelyn onnistuminen edellyttää myös uuden toimintatavan sisäistämistä, mikä voi olla monivuotinen prosessi.